Rechnung / Gutschrift

Geändert am Fr, 2 Mai um 5:29 NACHMITTAGS

Rechnung / Gutschrift

Das Fakturierungsmodul von Quimus finden Sie im Bereich WWS unter der Kategorie „Verkauf“ durch Auswahl des Menüpunktes „Rechnung / Lieferschein“.

Eine Rechnung dokumentiert den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Ihre Kund*innen. Gutschriften dokumentieren die Erstattung von Waren und Dienstleistungen. Im ersten Teil dieses Artikels beschreiben wir den Prozess am Beispiel einer Rechnung. Am Ende des Artikels weisen wir auf die Besonderheiten bei der Erstellung einer Gutschrift hin.

Sie können sowohl analoge Rechnungen sowie e-Rechnungen mit Quimus erstellen.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine Rechnung in Quimus zu erstellen:

Manuelle Erfassung ohne Vorbezug (in diesem Artikel beschrieben)
Erstellung über den Fakturvorrat: Im Fakturvorrat befinden sich alle Positionen, zu denen Sie einen Lieferschein geschrieben haben. Außerdem enthält der Fakturvorrat die Positionen, für die Sie bei der Bestellung die Option „Kunde wünscht Rechnung“ gewählt haben. Dieser Vorgang wird auf der Seite Fakturvorrat beschrieben.

1. Manuelle Erfassung einer Rechnung ohne Vorbezug

Rechnung ohne Vorbezug

Wechseln Sie in Quimus auf die Seite WWS -> Verkauf -> Rechnung / Gutschrift. Um eine neue Rechnung zu erfassen, klicken Sie auf das „+“ Icon oben rechts und wählen Sie „Neue Rechnung“.

Tragen Sie alle relevanten Daten ein (genauere Beschreibung der einzelnen Bereiche weiter unten) und buchen die Rechnung.

Rechnungsnummer und -datum werden vom System hinzugefügt und können nicht manuell geändert werden.

Rechnungsmaske Schritt für Schritt

Kopfdaten:

Als erstes tragen Sie den Kunden ein. Ist dieser schon in Ihrem Kundenstamm angelegt, suchen Sie ihn. Über den Stift im Adressfenster können Sie die Daten ändern. Ansonsten legen Sie ihn neu an.
Sie können ein rechnungsübergreifendes Bestellzeichen hinterlegen. Dies wird in der fertigen Rechnung im Bereich der Rechnungsnummer, des Rechnungsdatums und der Kundennummer angezeigt.
Weiterhin können Sie einen Hinweis hinterlegen. Dieser ist in der fertigen Rechnung unter dem Wort "Rechnung" zu sehen.
Um sich eine Vorschau der Rechnung anzeigen zu lassen, gehen Sie auf das kleine Symbol rechts oben (Blatt mit Auge). In diesem Bereich können Sie auch die Rechnung buchen (Blatt), die Rechnung komplett löschen (Mülleimer) oder aus der Anlage heraus gehen (Sie können jederzeit die ungebuchte Rechnung erneut aufrufen und weiter bearbeiten).
Der Fakturmodus gibt an, ob Sie eine analoge Rechnung schreiben oder eine e-Rechnung.

Rechnungspositionen:

Haben Sie Artikel der Rechnung hinzugefügt, werden diese im Bereich "Rechnungspositionen" angezeigt.

Mit Drag`n Drop können Sie die Rechnungspositionen umsortieren. "Greifen" Sie dazu einfach das "=" und ziehen die Position an die gewünschte Stelle.
Mit dem Stift können Sie den Titel anpassen (z.B. bei Freitextpositionen).
Hier können Sie die zu fakturierende Menge und den Rabatt an der einzelnen Position anpassen.
Ob eine Rechnungsposition bestandsberücksichtigt gebucht werden soll, können Sie mit anwählen der Checkbox "Artikelbewegung" aktivieren. Wird die Position ohne Artikelbewegung gebucht, wird weder der Bestand angefasst, die Rechnungsschreibung am Artikel angezeigt noch ein Umsatz gebucht. Diese Spalte ist nicht standardmäßig vorhanden. Sollte die Spalte fehlen, können Sie sie ganz einfach über das kleine Zahnrad oben rechts aktivieren.
Um an alle Rechnungspositionen einen Nachlass zu schreiben, können Sie über das Symbol rechts oben gehen.

Rechnungspositionen hinzufügen:

Um einen Rabatt an nachfolgend hinzugefügte Rechnungspositionen zu hinterlegen, nutzen Sie die Vorbelegung für Positionen. Hier können Sie auch angeben, dass ein Artikel mehrfach aufgeführt werden soll. Wird dieser Punkt nicht angewählt, und Sie fügen einen Artikel mehrfach hinzu, wird nur eine Position angelegt und die Menge daran erhöht.
Um Artikel hinzuzufügen, haben Sie drei Möglichkeiten.

a. Scannen Sie eine EAN ein. Sie können diese auch tippen, dann müssen Sie zusätzlich mit Enter die Eingabe bestätigen.

b. Suchen Sie über die Bibliografie einen (oder mehrere) Artikel und übernehmen diese in die Rechnung.

c. Fügen Sie mehrere Artikel (mit Mengen) gleichzeitig hinzu. Sie können einfach die Artikelnummern plus Mengen in das Pop-Up-Fenster eintragen (EAN, Menge).

Sie können an den einzelnen Rechnungspositionen ebenfalls einen Hinweis eintragen:

Klappen Sie dazu einfach das Fenster am Ende der Position auf. Der Hinweis erscheint in der Rechnung unter der Position.

Möchten Sie Artikel der Rechnung hinzufügen, die nicht in Ihrem Artikelstamm angelegt sind, können Sie dies über das Feld "Freitextposition hinzufügen" machen:

Klicken Sie auf den Button im Bereich "Rechnungsposition hinzufügen"
Fügen Sie die Bezeichnung des Artikels sowie den Preis hinzu
Tragen Sie einen Mehrwertsteuersatz ein

Natürlich können Sie auch Versandkosten berechnen:

Klicken Sie auf den Button im Bereich "Rechnungsposition hinzufügen"
Die Bezeichnung "Versandkosten" ist vorgegeben, kann aber überschrieben werden
Tragen Sie die Portokosten ein

Fußinformationen:

Die Zahlungsfrist hinterlegen Sie im Vorfeld in den Händlereinstellungen unter "Rechnungsdaten" - "Standardzahlungsfrist". Dort können Sie auch weitere Vorgaben eintragen, die auf allen Rechnungen angezeigt werden sollen.
Im Freitext können Sie weitere Informationen, die nur für diese Rechnung gelten hinterlegen. Diese werden in der Fußzeile der Rechnung angezeigt.
In dieser Zeile sehen Sie, wie viele Positionen und Exemplare Ihre Rechnung beinhalten und die Gesamtsumme. Um die Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf "Rechnung buchen". Um die Rechnung zu löschen, gehen Sie auf den Mülleimer. Eine Rechnung kann nur gelöscht werden, solange sie noch nicht gebucht wurde.

Rechnung verbuchen

Durch das Verbuchen der Rechnung wird diese als Dokumentation des erfolgten Verkaufs unveränderbar in Quimus gespeichert. Gleichzeitig werden die zugehörigen Artikelbewegungen gebucht und die Bestände der entsprechenden Artikel angepasst. Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung einer Rechnung nicht rückgängig gemacht werden kann.

Es besteht auch die Möglichkeit, Rechnungspositionen ohne Bewegung zu erfassen, indem die Option "Artikelbewegung" bei der Erstellung einer Rechnung sichtbar gemacht und das Häkchen entfernt wird. Diese Vorgehensweise ist besonders vorteilhaft, wenn der Bestellweg Direktversand ausgewählt wird.

Vor dem Buchen der Rechnung können Sie sich über das Icon „Vorschau Rechnung PDF“ (Auge-Icon) oben rechts auf der Seite eine Vorschau der Rechnung anzeigen lassen, die bereits genauso formatiert ist, wie die später gebuchte Rechnung.

Die eigentliche Verbuchung erfolgt schließlich über den Button „Rechnung buchen“ in der Fußzeile der Seite.

Nach erfolgter Buchung erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und können die Rechnung über den Button „Rechnung herunterladen“ als PDF auf Ihren PC herunterladen und bei Bedarf sofort ausdrucken.

Bundle-Artikel

Sollten Sie Bundle-Artikel erfasst haben, werden diese in der Fakturmaske mit einem leeren Feld bei der Mehrwertsteuer angezeigt.

Die ausgedruckte Rechnung weist die hinterlegten Mehrwertsteuersätze aus.

Bearbeitung einer ungebuchten Rechnung unterbrechen und später fortsetzen

Sie können die Bearbeitung der Rechnung vor dem Buchen jederzeit unterbrechen und zu einem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen.

Um die Bearbeitung einer noch nicht verbuchten Rechnung fortzusetzen, gehen Sie zurück auf die Seite „Einkauf“ -> „Rechnung / Gutschrift“ im WWS-Bereich. Hier finden Sie eine Liste aller Rechnungen und Gutschriften, die beim Aufruf der Seite bereits auf den Status „ungebucht“ gefiltert sind. Wählen Sie die gewünschte Rechnung über das Stift-Icon („öffnen“) in der Spalte „Details“ aus. Die Bearbeitung der Rechnung kann nun fortgesetzt werden.

Sofern Sie die ungebuchte Rechnung nicht mehr benötigen, können Sie diese vor dem Buchen über das „Löschen“ Icon in der Kopf- oder Fußzeile entfernen.

Gebuchte Rechnungen bearbeiten / Duplizieren

Gebuchte Rechnungen können aus rechtlichen Gründen nicht geändert werden.

Sollten Sie einmal feststellen, dass Ihnen bei der Rechnungsanlage ein Fehler unterlaufen ist, gehen Sie wie folgt vor:

Gehen Sie in die Übersicht aller gebuchten Rechnungen (ggf. müssen Sie den Filter "Status: ungebucht" entfernen)
Suchen Sie die fehlerhafte Rechnung und klicken auf das "Duplizieren-Symbol". Damit legen Sie eine neue Rechnung an, die sämtliche Rechnungspositionen und weiteren Informationen aus der Vorlagerechnung übernimmt
Korrigieren Sie die Angaben und buchen die Rechnung
Nun gehen Sie wieder in die Übersicht der Rechnungen, suchen sich die fehlerhafte Rechnung heraus und klicken auf das "Gutschrift-Symbol" am Ende der Zeile. Erstellen Sie die Gutschrift

Rechnungen nachdrucken

Um eine bereits verbuchte Rechnung nachdrucken zu können, steigen Sie ebenfalls über die Seite „Einkauf“ -> „Rechnung / Gutschrift“ im WWS-Bereich ein. Beim Aufruf der Seite ist immer der Filter „Status: ungebucht“ vorbelegt, sodass keine bereits gebuchten Rechnungen oder Gutschriften dargestellt werden. Entfernen Sie den Filter, indem Sie auf das „x“ Symbol in diesem Filter klicken oder in der erweiterten Suche den Filter „Status“ auf „gebucht“ setzen. Dadurch erscheinen in der Trefferliste gebuchte Rechnungen und Gutschriften. Sie können hier auch den Typ (Rechnung oder Gutschrift) auswählen.

Filter auf ungebuchte Rechnungen entfernen

Sie können die gesuchte Rechnung finden, indem Sie im Suchfeld z.B. nach dem Kund*innen-Namen, dem Titel, der Artikelnummer oder der Kundennummer suchen. Sie können auch die Filter in der erweiterten Suche verwenden und die Sortierung ändern, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.

Wenn Sie die gewünschte Rechnung gefunden haben, öffnen Sie diese, indem Sie auf das „Auge“-Icon („öffnen“) klicken. Klicken Sie anschließend im Kopf der Rechnung auf das Icon „Download“ („Rechnung als PDF herunterladen“), um das bei der ursprünglichen Verbuchung erzeugte PDF herunterzuladen und für den Ausdruck zu verwenden.

Gutschrift anlegen

Das Modul „Rechnung / Gutschrift“ kann auch zur Erstellung von Gutschriften verwendet werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, eine neue Gutschrift ohne Vorbezug zu erstellen oder die Erstellung einer Gutschrift auf Basis einer bestehenden Rechnung zu starten.

Um eine neue Gutschrift ohne Vorbezug zu erstellen, wählen Sie auf der Seite „Rechnung / Gutschrift“ das „+“ Icon („Neue Rechnung oder Gutschrift erstellen“) und klicken anschließend auf die Option „Neue Gutschrift“. Es öffnet sich ein Dialog zur Erfassung der Gutschrift, der von der Bedienung her der Erstellung einer Rechnung entspricht. Im Unterschied zur Rechnung wird die gutgeschriebene Ware jedoch Ihrem Lagerbestand gutgeschrieben.

Wenn Sie nicht möchten, dass die Ware beim Buchen der Gutschrift in Ihr Lager gebucht wird, können Sie dies verhindern, indem Sie das Häkchen in der Checkbox in der Spalte „Artikelbewegung“ bei der entsprechenden Position entfernen.

Das Buchen sowie das Nachdrucken einer Gutschrift funktioniert analog zur Rechnung.

Wenn Sie eine gesamte Rechnung gutschreiben möchten, unterstützt Sie Quimus bei der Erstellung der Gutschrift. Suchen Sie zunächst die bereits gebuchte Rechnung wie oben beschrieben. Wählen Sie anschließend in der Trefferliste oder in der Detailansicht der betreffenden Rechnung die Option „Gutschrift erstellen“. Dadurch wird die betroffene Kund*in sowie alle Artikel, Mengen und Preise automatisch in eine neue Gutschrift übernommen.