Fakturvorrat

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, mit der Erfassung einer Faktur zu beginnen:

1. Manuelle Erfassung ohne Vorbezug. Dieser Vorgang wird im Artikel Rechnung / Gutschrift beschrieben.
2. Erstellung über den Fakturvorrat. In diesem sind alle gelieferten Kundenbestellungen zu finden, für welche die Ware bereits per Lieferschein an Kunden übergeben wurde sowie in der Buchhandlung eingegangene Waren, bei der zur Bestellung die Option „Kunde wünscht Lieferschein und Rechnung“ gewählt wurde. Dieser Vorgang wird im Folgenden beschreiben.

2. Erstellung einer Rechnung über den Fakturvorrat

Die zwei Varianten, um Rechnungen aus dem Fakturvorrat heraus zu erstellen

Es gibt zwei Varianten, um den Fakturvorrat zu nutzen:

Variante 1: Wenn Sie Ihrem Kunden nur ein Dokument übergeben möchten, welches gleichzeitig Lieferschein und Rechnung ist, so wählen Sie bei der Anlage der Kundenbestellung die Option „Kunde wünscht Rechnung“. In diesem Fall erscheinen alle zugehörigen Bestellpositionen nach dem Wareneingang direkt im Fakturvorrat. Beim Verbuchen einer so angelegten Rechnungsposition wird gleichzeitig eine Artikelbewegung erzeugt, da das Dokument in diesem Fall auch den Abgang der Ware von Ihrem Lager dokumentiert.

Variante 2: Alternativ können Sie bei der Übergabe der Ware an Ihren Kunden zunächst einen Lieferschein erzeugen, welcher direkt zu Artikelbewegungen der betroffenen Artikel führt. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie dann die Positionen von einem oder mehreren Lieferscheinen in Form einer Rechnung fakturieren. In diesem Fall wählen Sie bei der Kundenbestelllung „Kunde wünscht Lieferschein und Rechnung“ und durchlaufen zunächst den Prozess Lieferschein.

Neue Rechnung aus dem Fakturvorrat heraus anlegen

Öffnen Sie den Lieferscheinvorrat, indem Sie im WWS-Bereich den Menüpunkt „Verkauf“ -> „Fakturvorrat“ auswählen.

Wesentliche Funktionen auf der Seite Fakturvorrat

Auf dieser Seite sehen Sie eine Liste aller Kundenbestellpositionen, für die Sie bereits Lieferscheine erstellt oder bei Aufnahme der Kundenbestellung die Checkbox „Kund wünscht Rechnung“ gewählt haben und für die bereits ein Wareneingang gebucht wurde.

Wenn sich viele Treffer in der Liste befinden, können Sie wie gewohnt das Suchfeld oder die erweiterte Suche verwenden, um die Ergebnisse zu filtern. Beispielsweise können sie nach einer bestimmten Kund*in oder einem bestimmten Artikel suchen. Außerdem lässt sich in der erweiterten Suche der Zeitbereich einschränken.

Wählen Sie in der Liste alle Positionen aus, die Sie auf eine Rechnung übernehmen möchten. Klicken Sie anschließend auf den Button „Rechnung“ im Fußbereich der Seite. Anschließend werden die ausgewählten Positionen auf eine neue Rechnung übernommen und verschwinden aus dem Fakturvorrat.

Typischerweise übernehmen Sie in einem Arbeitsschritt nur Positionen aus dem Fakturvorrat, die für die gleiche Kund*in bestimmt sind, da diese auf eine einzelne Rechnung übernommen werden. Sofern Sie für unterschiedliche Kund*innen bestimmte Bestellungen auswählen, werden Sie bei der Anlage der Rechnung aufgefordert, die Kund*in auszuwählen, für welche die Rechnung bestimmt ist.

Nach der Übernahme von einer oder mehreren Positionen aus dem Fakturvorrat in eine Rechnung, werden Sie in die gewohnte Ansicht zur Bearbeitung von Rechnungen geleitet. Sie können an dieser Stelle noch weitere Positionen manuell auf der Rechnung ergänzen oder weitere Änderungen vornehmen. Um die Rechnung zu verbuchen wählen Sie die Schaltfläche „Rechnung buchen“ im Fußbereich der Seite. Weitere Details zur Bearbeitung einer Rechnung finden Sie im Artikel Rechnung / Gutschrift.

Rechnungsposition zurückstellen

Manchmal entscheiden Sie nach dem Wareneingang einer Bestellung, dass Sie diese abweichend zur ursprünglichen Angabe doch nicht per Rechnung verkaufen möchten. In diesem Fall können Sie das Icon „Position zurückstellen“ verwenden. Die entsprechende Position wird anschließend nicht mehr in der Liste angezeigt. Auf diese Weise können Sie den Fakturvorrat stets aufräumen, sodass nur relevante Positionen angezeigt werden.

Für den Fall, dass sie für eine auf diese Weise zurückgestellte Position doch noch eine Rechnung erstellen möchten, können Sie alle zurückgestellten Positionen über die erweiterte Suche anzeigen. Setzen Sie dazu den Filter „Status“ auf „zurückgestellt“.