Rechnungen schreiben 

Eine Rechnung dokumentiert den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Ihre Kund*innen.  

Sie können sowohl analoge Rechnungen sowie e-Rechnungen mit Quimus erstellen. 

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine Rechnung in Quimus zu erstellen:

1. Manuelle Erfassung ohne Vorbezug, d.h. die Ware wird aus dem freien Bestand genommen (in diesem Artikel beschrieben)
2. Erstellung mit Vorbezug, d.h.                                                                                                                                         

            - es wurde eine Kundenbestellung mit "Kunde wünscht Lieferschein/Rechnung" oder "Kunde wünscht Rechnung"                     verbucht (bei "Kunde wünscht Rechnung" wird die Ware aus dem reservierten Bestand genommen) oder                  

            - es wurde bereits ein Lieferschein geschrieben und gebucht. 

        Der 2. Vorgang wird in diesem Artikel beschrieben: Rechnungen schreiben über den Fakturvorrat                                                                  

Manuelle Erfassung einer Rechnung ohne Vorbezug

Rechnung ohne Vorbezug

Gehen Sie in Quimus auf den Menüpunkt WWS -> Verkauf -> Rechnung / Gutschrift. Um eine neue Rechnung zu erfassen, klicken Sie auf das „+“- Symbol oben rechts und wählen Sie „Neue Rechnung“. 

Tragen Sie alle relevanten Daten ein (genauere Beschreibung der einzelnen Bereiche weiter unten) und buchen die Rechnung. 

Rechnungsnummer und -datum werden vom System hinzugefügt und können nicht manuell geändert werden.

Rechnungsmaske Schritt für Schritt

Rechnungsinformationen:

1. Als erstes tragen Sie den Kunden ein. Ist dieser schon in Ihrem Kundenstamm angelegt, suchen Sie ihn. Über den Stift im Adressfenster können Sie die Daten ändern.  Ansonsten legen Sie ihn neu an. 
2. Sie können ein rechnungsübergreifendes Bestellzeichen hinterlegen. Dies wird in der fertigen Rechnung im Bereich der Rechnungsnummer, des Rechnungsdatums und der Kundennummer angezeigt.
3. Weiterhin können Sie einen Hinweis hinterlegen. Dieser ist in der fertigen Rechnung unter dem Wort "Rechnung" zu sehen.
4. Um sich eine Vorschau der Rechnung anzeigen zu lassen, gehen Sie auf das kleine Symbol rechts oben (Blatt mit Auge). In diesem Bereich können Sie auch die Rechnung buchen (Blatt), die Rechnung komplett löschen (Mülleimer) oder aus der Rechnungsmaske heraus gehen (Sie können jederzeit die ungebuchte Rechnung erneut aufrufen und weiter bearbeiten). 
5. Der Fakturmodus gibt an, ob Sie eine analoge Rechnung schreiben oder eine e-Rechnung. 

Rechnungspositionen:

Haben Sie Artikel der Rechnung hinzugefügt, werden diese im Bereich "Rechnungspositionen" angezeigt.

1. Mit Drag`n Drop können Sie die Rechnungspositionen umsortieren. "Greifen" Sie dazu einfach das "=" und ziehen die Position an die gewünschte Stelle.
2. Mit dem Stift können Sie den Titel anpassen (z.B. bei Freitextpositionen). 
3. Hier können Sie die zu fakturierende Menge und den Rabatt an der einzelnen Position anpassen.
4. Ob eine Rechnungsposition bestandsberücksichtigt gebucht werden soll, können Sie mit anwählen der Checkbox "Artikelbewegung" aktivieren. Wird die Position ohne Artikelbewegung gebucht, wird weder der Bestand angefasst, die Rechnungsschreibung am Artikel angezeigt noch ein Umsatz gebucht. Diese Spalte ist nicht standardmäßig vorhanden. Sollte die Spalte fehlen, können Sie sie ganz einfach über das kleine Zahnrad oben rechts aktivieren.
5. Um an alle Rechnungspositionen einen Nachlass zu schreiben, können Sie über das Symbol rechts oben gehen. 

Rechnungspositionen hinzufügen:

1. Um einen Rabatt an nachfolgend hinzugefügte Rechnungspositionen zu hinterlegen, nutzen Sie die Vorbelegung für Positionen. Hier können Sie auch angeben, dass ein Artikel mehrfach aufgeführt werden soll. Wird dieser Punkt nicht angewählt, und Sie fügen einen Artikel mehrfach hinzu, wird nur eine Position angelegt und die Menge daran erhöht.
2. Um Artikel hinzuzufügen, haben Sie drei Möglichkeiten. 

            a. Scannen Sie eine EAN ein. Sie können diese auch tippen, dann müssen Sie zusätzlich mit Enter die Eingabe

                bestätigen.   

            b. Suchen Sie über die Bibliografie einen (oder mehrere) Artikel und übernehmen diese in die Rechnung. Bei

                 unterschiedlichen Suchbegriffen müssen Sie diesen Schritt mehrfach ausführen.  

            c. Fügen Sie mehrere Artikel (mit Mengen) gleichzeitig hinzu. Sie können einfach die Artikelnummern plus Mengen in

               das Pop-Up-Fenster eintragen (EAN, Menge).

 Sie können an den einzelnen Rechnungspositionen ebenfalls einen Hinweis eintragen: 

1. Klappen Sie dazu einfach das Fenster am Ende der Position über den kleinen Pfeil auf. Der Hinweis erscheint in der Rechnung unter der Position. 

Möchten Sie Artikel der Rechnung hinzufügen, die nicht in Ihrem Artikelstamm angelegt sind, können Sie dies über das Feld "Freitextposition hinzufügen" machen. Der Umsatz dieser Positionen wird der Warengruppe 0 (Warengruppe unbekannt) zugerechnet:

1. Klicken Sie auf den Button im Bereich "Rechnungsposition hinzufügen"
2. Fügen Sie die Bezeichnung des Artikels sowie den Preis hinzu
3. Tragen Sie einen Mehrwertsteuersatz ein 

Natürlich können Sie auch Versandkosten berechnen:

1. Klicken Sie auf den Button im Bereich "Rechnungsposition hinzufügen"
2. Die Bezeichnung "Versandkosten" ist vorgegeben, kann aber überschrieben werden
3. Tragen Sie die Portokosten ein

Fußinformationen: 

1. Die Zahlungsfrist hinterlegen Sie im Vorfeld in den Händlereinstellungen unter "Rechnungsdaten" - "Standardzahlungsfrist". Dort können Sie auch weitere Vorgaben eintragen, die auf allen Rechnungen angezeigt werden sollen.
2.  Im Freitext können Sie weitere Informationen, die nur für diese Rechnung gelten hinterlegen. Diese werden am Ende der Rechnung angezeigt.
3. In der Fußzeile sehen Sie, wie viele Positionen und Exemplare Ihre Rechnung beinhalten und die Gesamtsumme. Um die Rechnung abzuschließen, klicken Sie auf "Rechnung buchen". Um die Rechnung zu löschen, gehen Sie auf den Mülleimer. Eine Rechnung kann nur gelöscht werden, solange sie noch nicht gebucht wurde. 

Bundle-Artikel

Sollten Sie Bundle-Artikel erfasst haben, werden diese in der Fakturmaske mit einem leeren Feld bei der Mehrwertsteuer angezeigt.

 Die ausgedruckte Rechnung weist die hinterlegten Mehrwertsteuersätze aus.

Positionen fakturieren ohne Bestandsveränderung

Es besteht auch die Möglichkeit, Rechnungspositionen ohne Bestandsveränderung zu erfassen, indem die Option "Artikelbewegung" bei der Erstellung einer Rechnung sichtbar gemacht und das Häkchen entfernt wird. Wird Ihnen diese Spalte nicht angezeigt, klicken Sie auf das linke Zahnrad und wählen "Bewegung" an. 

 Diese Vorgehensweise ist besonders vorteilhaft, wenn der Bestellweg Direktversand ausgewählt wird. Dies bedeutet, dass am Artikel keine Bewegungen gebucht werden, der Bestand nicht angepasst wird.

Rechnung verbuchen

Durch das Verbuchen der Rechnung wird diese als Dokumentation des erfolgten Verkaufs unveränderbar in Quimus gespeichert. Gleichzeitig werden die zugehörigen Artikelbewegungen gebucht und die Bestände der entsprechenden Artikel angepasst, falls nicht die Artikelbewegung deaktiviert wurde (siehe oben). Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung einer Rechnung nicht rückgängig gemacht werden kann.

Vor dem Buchen der Rechnung können Sie sich über das Symbol „Vorschau Rechnung PDF“ (Auge) oben rechts auf der Seite eine Vorschau der Rechnung anzeigen lassen, die bereits genauso formatiert ist, wie die später gebuchte Rechnung.

Die eigentliche Verbuchung erfolgt schließlich über den Button „Rechnung buchen“ in der Fußzeile der Seite.

Nach erfolgter Buchung erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und können die Rechnung über den Button „Rechnung herunterladen“ als PDF auf Ihren PC herunterladen und bei Bedarf sofort ausdrucken.

Übersicht einer gebuchten Rechnung mit allen möglichen Zusatzfeldern wie Hinweise, Zahlungsinformationen etc.

Bearbeitung einer ungebuchten Rechnung unterbrechen und später fortsetzen

Sie können die Bearbeitung der Rechnung vor dem Buchen jederzeit unterbrechen und zu einem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen.

Um die Bearbeitung einer noch nicht verbuchten Rechnung fortzusetzen, rufen Sie sich die ungebuchte Rechnung auf, indem Sie wieder im Menüpunkt WWS über  „Einkauf“ - „Rechnung / Gutschrift“ gehen. Hier finden Sie eine Liste aller Rechnungen und Gutschriften, die beim Aufruf der Seite bereits auf den Status „ungebucht“ gefiltert sind. Wählen Sie die gewünschte Rechnung über das Stift-Symbol („öffnen“)  aus. Die Bearbeitung der Rechnung kann nun fortgesetzt werden.

Sofern Sie die ungebuchte Rechnung nicht mehr benötigen, können Sie diese vor dem Buchen über das „Löschen“-Symbol in der Kopf- oder Fußzeile (Fakturmaske) entfernen.

Gebuchte Rechnungen bearbeiten / Duplizieren

Gebuchte Rechnungen können aus rechtlichen Gründen nicht geändert werden. 

Sollten Sie einmal feststellen, dass Ihnen bei der Rechnungsanlage ein Fehler unterlaufen ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in die Übersicht aller gebuchten Rechnungen (ggf. müssen Sie den Filter "Status: ungebucht" entfernen)

2. Suchen Sie die fehlerhafte Rechnung und klicken auf das "Duplizieren"-Symbol. Damit legen Sie eine neue Rechnung an, die sämtliche Rechnungspositionen und weiteren Informationen aus der Vorlagerechnung übernimmt

3. Korrigieren Sie die Angaben und buchen die Rechnung

4. Nun gehen Sie wieder in die Übersicht der Rechnungen, suchen sich die fehlerhafte Rechnung heraus und klicken auf das "Gutschrift-Symbol" am Ende der Zeile. Erstellen Sie die Gutschrift für die fehlerhaft gebuchte Rechnung. Grundsätzlich werden die Bestände nur zugebucht, wenn Sie auch durch die Rechnung die Bestände abgebucht haben (siehe "Positionen fakturieren ohne Bestandsveränderung").

Rechnungen nachdrucken

Um eine bereits verbuchte Rechnung nachdrucken zu können, steigen Sie ebenfalls über die Seite „Einkauf“ -> „Rechnung / Gutschrift“ im Menüpunkt WWS ein. Beim Aufruf der Seite ist immer der Filter „Status: ungebucht“ vorbelegt, sodass keine bereits gebuchten Rechnungen oder Gutschriften dargestellt werden. 

Entfernen Sie den Filter, indem Sie auf das „x“ Symbol in diesem Filter klicken oder in der erweiterten Suche den Filter „Status“ auf „gebucht“ setzen. Dadurch erscheinen in der Trefferliste gebuchte Rechnungen und Gutschriften. Sie können hier auch den Typ (Rechnung oder Gutschrift) auswählen.

Filter auf ungebuchte Rechnungen entfernen

Sie können die gesuchte Rechnung finden, indem Sie im Suchfeld z.B. nach dem Kund*innen-Namen, dem Titel, der Artikelnummer oder der Kundennummer suchen. Sie können auch die Filter in der erweiterten Suche verwenden. Ebenfalls können Sie die Sortierung der aufgelisteten Belege ändern, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.

Wenn Sie die gewünschte Rechnung gefunden haben, öffnen Sie diese, indem Sie auf das „Auge“-Symbol („öffnen“) klicken. Klicken Sie anschließend im Kopf der Rechnung auf das Symbol für den Download („Rechnung als PDF herunterladen“), um das bei der ursprünglichen Verbuchung erzeugte PDF herunterzuladen und für den Ausdruck zu verwenden.