Rechnung/Faktur schreiben über den Fakturvorrat (aus LS oder Kundenbestellung)

Geändert am Sa, 4 Jul um 2:03 NACHMITTAGS

Eine Rechnung erstellen Sie immer dann, wenn

ein*e Käufer*in die Ware auf Zahlungsziel, z.B. per Überweisung zahlen möchte
ein*e gewerbliche*r Käufer*in die Lieferung dokumentieren muss
Ware vorab oder separat geliefert wurde und die Abrechnung erst im Nachgang erfolgt
ein zuvor erstellter Lieferschein nun abgerechnet werden soll

Eine Rechnung dokumentiert den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Ihre Kund*innen.

Sie können sowohl analoge Rechnungen sowie e-Rechnungen mit Quimus erstellen.

Auch Multichannel-Gutscheine können über eine Rechnung erstellt und verkauft werden ("siehe Multichannel-Gutscheine auf Rechnung verkaufen").

INHALTSVERZEICHNIS

Möglichkeiten der Rechnungserstellung
Kundenbestellung aufnehmen mit der Option "Kunde wünscht Rechnung"
Erstellen einer neuen Rechnung über den Fakturvorrat
Rechnung verbuchen
- Gebuchte Rechnung mit Hinweisen, Fußinformationen etc.
- Reservierung
Bearbeitung einer ungebuchten Rechnung unterbrechen und später fortsetzen
Gebuchte Rechnungen bearbeiten / Duplizieren
Rechnungen nachdrucken
Rechnungsposition im Fakturvorrat zurückstellen

Möglichkeiten der Rechnungserstellung

Je nachdem, ob Sie für zu fakturierende Ware bereits einen Lieferschein geschrieben haben oder nicht, gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen:

Manuelle Erfassung ohne Vorbeleg, d.h. die Ware wird aus dem freien Bestand genommen
- Sie möchten eine Rechnung für Direktversand aus dem Laden schreiben
- Sie möchten eine Rechnung für eine*n Kund*in schreiben, die Ware aus dem Lager direkt mitnehmen möchte

Der genaue Ablauf dazu wird in diesem Artikel beschrieben: Rechnung ohne Vorbeleg

Erstellung mit Vorbeleg, d.h.

Eine Kundenbestellung wurde mit "Kunde wünscht Rechnung" ausgelöst und der Wareneingang wurde verbucht
es wurde eine Kundenbestellung mit "Kunde wünscht Lieferschein/Rechnung" ausgelöst
es wurde bereits ein Lieferschein geschrieben und gebucht.

Für die unteren beiden Punkte unter 2. finden Sie die Anleitungen dazu in diesen Artikel: Lieferscheine schreiben über den Lieferscheinvorrat/ Lieferschein

Kundenbestellung aufnehmen mit der Option "Kunde wünscht Rechnung"

Um es bei der Rechnungserstellung einfacher zu haben, können Sie bei der Aufnahme der Kundenbestellung angeben, dass der Kunde bzw. die Kundin eine Rechnung möchte.

Wählen Sie dafür in der Bestellmaske die passende Option aus.

Wünscht der Kunde bzw. die Kundin einen Lieferschein und eine Rechnung, können Sie das natürlich auch darüber auswählen. Der komplette Ablauf mit einem Lieferschein als Vorbeleg zur Rechnung wird hier beschrieben: Lieferscheine schreiben über den Lieferscheinvorrat

Wenn Sie den Wareneingang für Artikel aus so einer Kundenbestellung buchen, erscheinen diese anschließend mit den gelieferten Mengen im Fakturvorrat. Sie können sofort nach dem Wareneingang oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt in den Fakturvorrat wechseln, um mit der Erstellung von Rechnungen zu beginnen.

Erstellen einer neuen Rechnung über den Fakturvorrat

Öffnen Sie den Fakturvorrat, indem Sie in der Menüleiste WWS anwählen. Unter dem Menüpunkt "Verkauf" wählen Sie "Fakturvorrat".

Auf dieser Seite sehen Sie eine Liste aller Artikel, für die Sie bereits Lieferscheine erstellt haben oder bei Aufnahme der Kundenbestellung die Checkbox „Kunde wünscht Rechnung“ gewählt haben und für die bereits ein Wareneingang gebucht wurde.

Der Status "ungebucht" unter dem Suchfeld ist vorgegeben. Entfernen Sie diesen, werden auch Positionen angezeigt, die zurückgestellt wurden (siehe "Rechnungsposition zurückstellen").

Alle Positionen werden im Bereich "Reservierungen" mit dem Vorgang "Fakturvorrat" angezeigt.

Wenn sich viele Treffer in der Liste befinden, können Sie wie gewohnt das Suchfeld (1) oder die erweiterte Suche (2) verwenden, um die Ergebnisse zu filtern. Beispielsweise können sie nach einer bestimmten Kund*in oder einem bestimmten Artikel suchen. Außerdem lässt sich in der erweiterten Suche der Zeitbereich einschränken.

Wählen Sie in der Liste alle Positionen aus, die Sie auf eine Rechnung übernehmen möchten, indem Sie die Checkboxen anwählen. Klicken Sie anschließend auf den Button „Rechnung“ im Fußbereich der Seite. Anschließend werden die ausgewählten Positionen auf eine neue Rechnung übernommen und verschwinden aus dem Fakturvorrat.

Im Regelfall übernehmen Sie nur Positionen aus dem Fakturvorrat, die für die/den gleiche*n Kund*in angelegt wurden.

Wenn Sie Positionen auswählen, die für eine*n andere*n Kund*in, eine andere Kundennummer angelegt wurden, werden Sie beim Klick auf den Button "Rechnung" durch ein Pop-Up-Fenster aufgefordert, auszuwählen, für welche*n Kund*in die Rechnung bestimmt ist.

Falls Sie sich verklickt haben, klicken Sie einfach wieder auf die Rechnungspositionen.

Um im Pop-Up-Fenster auszuwählen, klicken Sie auf den entsprechenden Namen.

Alle angewählten Positionen werden in die Rechnung übernommen, unabhängig davon, ob die Position ggf. für eine*n andere*n Kund*in war.

Sobald die Rechnung gebucht wird, vergibt Quimus automatisch eine Rechnungsnummer und das Belegdatum.

Vorbelegung für Positionen

Möchten Sie für alle Positionen einen Rabatt festlegen, gehen Sie vor dem Hinzufügen von Artikeln auf "Vorbelegung für Positionen". Dort können Sie einen Rabatt eintragen, der automatisch an alle im Folgenden hinzugefügten Artikel hinterlegt wird.

Bei Positionen, die aus dem Fakturvorrat auf die Rechnung gesetzt wurden, ist die Vorbelegung nicht mehr möglich.

Soll der Rabatt nur für einen Teil der Positionen hinterlegt werden, nehmen Sie die Vorbelegung vor dem Hinzufügen dieser Positionen wieder raus.

Sollten Sie die Vorbelegung für Rabatte einmal vergessen haben, können Sie den Rabatt für alle Positionen der Rechnung im Nachgang vor dem Buchen hinzufügen (siehe "Weitere Informationen hinzufügen")

Möchten Sie mehre Positionen zu einem Artikel anlegen, aktivieren Sie die Checkbox "Mehrere Positionen für Artikel" ermöglichen. Dadurch können Sie zum Beispiel den gleichen Artikel mit unterschiedlichen Hinweisen oder Rabatten auflisten.

Auch dies gilt nur für zusätzlich hinzugefügte Positionen, nicht für die, die aus dem Fakturvorrat auf die Rechnung gesetzt wurden.

Bundle-Artikel ohne angezeigten Mehrwertsteuersatz

Wird Ihnen in einer Rechnung ein Artikel ohne Mehrwertsteuersatz angezeigt, handelt es sich höchstwahrscheinlich um einen Bundle-Artikel.

Überprüfen können Sie das, indem Sie entweder auf die Vorschau der Rechnung gehen (über das "Auge"-Symbol oben rechts in der Rechnungsmaske)

oder indem Sie den Titel anklicken.

Dadurch wechseln Sie in die Vollanzeige des Artikels in der Bibliografie. Im unteren Bereich der Ansicht unter Produktinformationen steht "Bundle-Information" mit den ggf. unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen der Bundle-Bestandteile.

Um zurück in die Rechnung zu wechseln, nutzen Sie einfach den "Zurück"-Pfeil oben links über dem Cover.

Auf der gebuchten Rechnung werden die Bundle-Bestandteile korrekt mit den ggf. unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen korrekt angezeigt.

Weitere Informationen hinterlegen

Sie können für die gesamte Rechnung ein Bestellzeichen sowie einen Hinweis hinterlegen.

Auch für die einzelnen Positionen können Sie einen Hinweistext hinterlegen. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil am Ende der Positionszeile. Es klappt das Eingabefeld für den Text auf.

An den Positionen selbst können Sie die Mengen und Rabatte hinterlegen.

Möchten Sie einen Rabatt für alle Rechnungspositionen hinterlegen, klicken Sie auf das kleine Symbol rechts über der Auflistung der Rechnungspositionen und tragen den gewünschten Rabatt im Pop-Up-Fenster ein.

Falls Sie noch weitere Informationen hinterlegen möchten, können Sie im Bereich "Fußinformationen" eine Zahlungsfrist und einen Freitext eintragen. Tragen Sie keine Zahlungsfrist ein, übernimmt Quimus automatisch die Zahlungsfrist, die Sie in Ihren Einstellungen hinterlegt haben.

Versandkosten hinterlegen

Im Bereich "Rechnungsposition hinzufügen" haben Sie die Möglichkeit, Versandkosten individuell einzutragen.

Die Bezeichnung "Versandkosten" ist vorgegeben, kann aber überschrieben werden.

Versandkosten werden bei der Umsatzauswertung nicht mitberechnet. Buchen Sie Versandkosten deshalb immer über diese Funktion und nicht z.B. über die Freitextposition.

Positionen/ungebuchte Rechnung löschen

Möchten Sie eine Position löschen, klicken Sie auf den Mülleimer am Ende der Positionszeile.

Möchten Sie die Rechnung löschen, können Sie den Mülleimer neben dem Button "Rechnung buchen" oder im oberen Bereich neben dem "Zurück"-Pfeil klicken.

Wenn Sie alles eingetragen und kontrolliert haben, buchen Sie die Rechnung.

Eine Rechnung kann nur gelöscht werden, solange sie nicht gebucht wurde.

Rechnung verbuchen

Durch das Verbuchen der Rechnung wird diese als Dokumentation eines erfolgten Warenausgangs bzw. eines Verkaufs mit Umsatz unveränderbar in Quimus gespeichert. Bei dem Verbuchen einer Rechnung, die über den Fakturvorrat erstellt wurde, werden keine Artikelbewegungen gebucht oder Bestände angepasst. Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung einer Rechnung nicht rückgängig gemacht werden kann.

Vor dem Buchen der Rechnung können Sie sich über das Symbol "Vorschau Rechnung PDF" ("Auge") oben rechts auf der Seite eine Vorschau der Rechnung anzeigen lassen, die bereits genauso formatiert ist wie die endgültige Rechnung.

Die eigentliche Verbuchung erfolgt schließlich über den Button "Rechnung buchen" im Fußbereich der Seite.

Nach dem Verbuchen erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und können die Rechnung über den Button "Rechnung Download" als PDF auf Ihren PC herunterladen und bei Bedarf sofort ausdrucken.

Gebuchte Rechnung mit Hinweisen, Fußinformationen etc.

Reservierung

Sobald die Rechnungsvorlage im Fakturvorrat erstellt wird, wird die Ware mit dem Vorgang "Fakturvorrat" reserviert (siehe "Reservierungen")

Wird die Rechnung daraus erstellt, wird die Ware mit dem Vorgang "Rechnung" reserviert.

Sobald die Rechnung gebucht wurde, wird die Reservierung aufgehoben. Unabhängig davon, ob der Bestand durch die Rechnung gebucht wurde oder nicht, wird Umsatz generiert.

Bearbeitung einer ungebuchten Rechnung unterbrechen und später fortsetzen

Sie können die Bearbeitung der Rechnung vor dem Buchen jederzeit unterbrechen und zu einem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen.

Gehen Sie dafür auf WWS-Verkauf-Rechnung/Gutschrift.

Hier finden Sie eine Liste aller Rechnungen und Gutschriften. Der Filter "ungebucht" ist standardmäßig eingestellt.

Wählen Sie die gewünschte Rechnung über das Stift-Symbol („öffnen“) aus. Die Bearbeitung der Rechnung kann nun fortgesetzt werden.

Sofern Sie die ungebuchte Rechnung nicht mehr benötigen, können Sie diese vor dem Buchen über das „Löschen“-Symbol (Mülleimer) in der Kopf- oder Fußzeile (Fakturmaske) entfernen.

Gebuchte Rechnungen bearbeiten / Duplizieren

Gebuchte Rechnungen können aus rechtlichen Gründen nicht geändert oder gelöscht werden.

Sollten Sie einmal feststellen, dass Ihnen bei der Rechnungsanlage ein Fehler unterlaufen ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in die Übersicht aller gebuchten Rechnungen (ggf. müssen Sie den Filter "Status: ungebucht" entfernen)

2. Suchen Sie die fehlerhafte Rechnung und klicken auf das "Duplizieren"-Symbol. Damit legen Sie eine neue Rechnung an, die sämtliche Rechnungspositionen und weiteren Informationen aus der Vorlagerechnung übernimmt

3. Korrigieren Sie die Angaben und buchen die Rechnung

4. Nun gehen Sie wieder in die Übersicht der Rechnungen, suchen sich die fehlerhafte Rechnung heraus und klicken auf das "Gutschrift-Symbol" am Ende der Zeile. Erstellen Sie die Gutschrift für die fehlerhaft gebuchte Rechnung. Grundsätzlich werden die Bestände nur zugebucht, wenn Sie auch durch die Rechnung die Bestände abgebucht haben (siehe "Positionen fakturieren ohne Bestandsveränderung").

Die Reihenfolge ist nicht relevant, Sie können ebenso erst die Gutschrift erstellen und dann die Rechnung duplizieren.

Rechnungen nachdrucken

Um eine bereits verbuchte Rechnung nachdrucken zu können, gehen Sie auf WWS-Verkauf -Rechnung/Gutschrift.

Hier finden Sie eine Liste aller Rechnungen und Gutschriften. Der Filter "ungebucht" ist standardmäßig eingestellt.

Löschen Sie den Filter unter dem Suchfeld.

Alternativ öffnen Sie die erweiterte Suche und wählen den Statusfilter "gebucht". Des weiteren können Sie hier auch auf den Typ "Rechnung" und dem Belegdatum filtern.

Sie können die gesuchte Rechnung finden, indem Sie im Suchfeld z.B. nach dem Kund*innen-Namen, dem Titel, der Artikelnummer oder der Kundennummer suchen.

Ebenfalls können Sie die Sortierung der aufgelisteten Belege ändern, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.

Wenn Sie die gewünschte Rechnung gefunden haben, öffnen Sie diese, indem Sie auf das „Auge“-Symbol („öffnen“) rechts in der Positionszeile klicken.

Klicken Sie anschließend im Kopf der Rechnung auf das Symbol für den Download („Rechnung als PDF herunterladen“), um das bei der ursprünglichen Verbuchung erzeugte PDF herunterzuladen und für den Ausdruck zu verwenden.

Rechnungsposition im Fakturvorrat zurückstellen

Soll für eine bestimmte Position doch keine Rechnung geschrieben werden, können Sie diese Position im Fakturvorrat zurückstellen. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol mit dem kleinen Minuszeichen am Ende der Zeile.

Sie wird dann im Fakturvorrat nur noch angezeigt, wenn der Filter "ungebucht" entfernt wird. Das Symbol verändert sich, indem nun ein Pluszeichen zu sehen ist.

Durch das Zurückstellen wird die Reservierung aufgehoben und, falls die Position direkt aus einer Kundenbestellung (Option "Kunde wünscht Rechnung") kommt, der reservierte Bestand in den freien Bestand übergeben.

Artikel aus dem Fakturvorrat löschen kann man nicht.

Sollten Sie die Position doch wieder auf eine Rechnung übernehmen wollen, können Sie die Position wiederherstellen, indem Sie auf "Position wiederherstellen" klicken.

Es wird keine neue Reservierung angelegt, der Bestand wird beim Buchen der Rechnung aus dem freien Bestand gezogen.