Einstellungen

Auf dieser Seite erfahren Sie mehr über die Unterpunkte unter „Einstellungen“.

Über das Benutzer*innen-Symbol (1) in der Navigationsleiste erfahren Sie, mit welcher Benutzer*in Sie in Quimus angemeldet sind und können grundlegende Einstellungen vornehmen. Über Einstellungen (2) kommen Sie zu Händlereinstellungen, Artikeleinstellungen, Benutzereinstellungen, Kundenbenachrichtigung und Import/Export (3).

Um die obengenannte Einstellungsmöglichkeit zu sehen, klappen Sie erst die Sidebar auf (4).

Einstellungen

Händlereinstellungen

In den Händlereinstellungen werden die Quimus System Einstellungen für Ihr Unternehmen vorgenommen.

Stammdaten

Passen Sie hier Ihre Stammdaten, u.a. Adresse, Telefonnummer, Mailadresse und Logo, an. Die hier hinterlegten Angaben werden beispielsweise auf dem PDF für den Ausdruck einer Merkliste angezeigt.

Bestellen

Kunden- und Lagerbestellungen über den Bestellweg Libri werden in der Grundeinstellung von Quimus sofort ausgeführt und übertragen. Wenn Sie möchten, dass diese Bestellungen zunächst im Bestellvorrat gesammelt werden, können Sie diese Einstellung hier vornehmen.

Sie haben auch die Möglichkeit weitere Bestellwege auszuwählen

Hinweis: Weitere Bestellwege sind abhängig von Ihre Quimus Version

Nummernkreise

Die Nummernkreise werden für Rechnungen, Lieferscheine und Gutscheine verwendet.

Hier können Sie die den Startwert der Nummernkreise selber vorgeben, um zum Beispiel Überschneidungen mit Nummern aus Altsystemen zu verhindern.  

Benutzerkonten pflegen

Über die Benutzerverwaltung können Sie Benutzer*innen anlegen und verwalten.

Sie können bei der Anlage von neuen Benutzer*innen entscheiden, ob Sie ein initiales Passwort vergeben oder ein Passwort-Ändern-Link per Mail verschickt wird.

GoBD Export

Steuerrelevante Daten können als Export für Steuerbehörden zur Prüfung zur Verfügung gestellt und mit einer GoBD Software eingelesen werden.

Geben Sie die Prüfungszeitraum ein und klicken Sie auf „GoBD-Datensatz Exportieren“ um CSV Export zu erhalten.

GoBD Export

Belege Export

Alle bisher erzeugten Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften werden als PDFs zusammengestellt und als Download angeboten.

Artikeleinstellungen

Warengruppen Pflegen

In „Warengruppen Pflegen'“ können Sie die Händler Warengruppen, das sind Ihre eigenen Warengruppen, pflegen. Bei den vorgegebenen Warengruppen können sie den Namen anpassen. Sie haben auch die Möglichkeit eine neue Warengruppe zu erstellen indem Sie auf das „+“ Icon oben rechts klicken (1). Vorhandene Warengruppen können auch mit dem Stift Symbol geändert werden (2).

Warengruppen pflegen

Warengruppenzuordnung pflegen

Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Händler Warengruppen den Libri Warengruppen zuzuordnen.

Warengruppenzuordnung

Benutzereinstellungen

Artikelexport

Über diese Einstellung können Sie den Export von Artikel konfigurieren. Wie Sie dies tun, zeigen wir Ihnen hier.

Belegdruck

Für den Druck von Abholfachzetteln können Sie einstellen ob ein oder zwei Abholfachzettel pro A4 Blatt oder einer auf A5 Papier gedruckt wird.

Für den Druck von Bestellbestätigungen können Sie A4 oder A5 Format einstellen.

Kundenbenachrichtigungen

Kundenbenachrichtigung können Sie für Kundenbestellung durchführen. Diese können Sie aktuell als Email verschicken.

Textvorlagen

Kundenbenachrichtigung

Legen Sie einen Standardtext sowohl für den Begrüßungs- als auch den Fußteil Ihrer E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden fest. Ändern Sie den Text nach Ihren Vorstellungen und nutzen Sie die vorgegebenen Platzhalter. Der Text lässt sich vor dem Abschicken der Kundenbenachrichtung noch einmal individuell anpassen.

Email-Absender

An dieser Stelle können Sie eine Email-Absender-Adresse für Ihre Kundenbenachrichtigungen hinterlegen. Damit diese verwendet werden kann, muss sie zunächst verifiziert werden.

Geben Sie eine Email-Absender-Adresse ein und klicken Sie auf „speichern“. Im Anschluss wird Ihnen eine Verifizierungs-Mail mit einem Link an die angegebene Email-Adresse zugesandt. Folgen Sie dem Link in der Mail, um den Verifizierungsprozess abzuschließen

War die Verifizierung erfolgreich, wird der Status Ihrer Email-Absender-Adresse auf „Aktiv“ gesetzt.

Kundenbenachrichtigung

Export/Import

Kundenimport

Die aus Libri.Pro exportierten Kundendaten können jetzt in Quimus importiert werden.

Voraussetzungen müssen erfüllt, damit der Import der Kundendaten durchgeführt wird:

• Voraussetzung 1: Die zu importierende Datei hat das csv-Format.
• Voraussetzung 2: Die zu importierenden Kundendatensätze dürfen die Anzahl von 10.000 nicht übersteigen!

Wenn die Anzahl der exportierten Kundendatensätze größer 10.000 ist, muss die Datei vor dem Import in Quimus gesplittet werden.

Wir empfehlen hierzu die Verwendung eines Text-Editors wie „Notepad ++“, da die Bearbeitung der csv-Datei mit Microsoft Excel oder entsprechender Alternativen in der Regel zu einem für den Import unbrauchbaren Format führt.

Jede so erstellte csv-Datei benötigt in der Header-Zeile (erste Zeile):

„Nr“,“Anrede“,“Info“,“Name1″,“Name2″,“Straße“,“ PLZ“, „Ort“, „Telefon „,“eMail „,“Telefax“, „Mobil„

Es werden die zuvor erwähnten Voraussetzungen geprüft. Nur, wenn diese erfüllt sind, startet der Import-Vorgang der Kundendaten! Sobald der Import-Vorgang abgeschlossen ist, erscheint eine Zusammenfassung.

Kundenimport

Fehlerhafte Datensätze werden nicht mit importiert. Hier besteht die Möglichkeit, direkt aus dieser Zusammenfassung über „Kunden aufrufen“ in den Bereich Kundenmanagement zu wechseln, um die importierten Datensätze zu sehen. Nachdem der Import durchgeführt wurde wird vom System automatisch eine CSV Datei mit die Datensätze die nicht importiert werden konnten erstellt. Jeder fehlerhafte Datensatz enthält eine Fehlerbeschreibung. Diese Datei können sie herunterladen, die Fehlerhaften Datensätze überprüfen, korrigieren und wieder hochladen.

Im Dialog „Kundenimport“ wird eine Zusammenfassung des letzten Import-Vorgangs angezeigt. Auch hier besteht die Möglichkeit, die fehlerhaften Einträge herunterzuladen.

Letzte fehlerhafte Import

Artikelimport

Eigene Artikel aus der Pro5 können in Quimus importiert werden in dem Sie eine CSV Datei hochladen. Es können gleichzeitig bis zu 300 Datensätze hochgeladen werden.

Bitte siehe Kundenimport für mehr Information.

Passwort ändern

Den Punkt „Passwort ändern“ finden Sie unter Einstellungen.

„Passwort ändern“ unter Einstellungen

Geben Sie zuerst Ihr aktuelles Passwort ein. Anschließend müssen Sie das neue Passwort zwei mal eingeben damit das System die korrekte Schreibweise überprüfen kann. Klicken Sie am Ende auf „Speichern“.

Passwort ändern