Auf dieser Seite finden Sie eine Beschreibung, wie Sie in den verschiedenen Bereichen von Quimus Kunden- oder Lagerbestellungen aufgeben können.

Dabei müssen Sie vor Anlage jeder Bestellung entscheiden, ob es sich um eine Kunden- oder Lagerbestellung handelt, unabhängig davon, in welchem Bereich Sie eine Bestellung anlegen.

INHALTSVERZEICHNIS

• Gastbestellung Kundenbestellung-Schnellerfassung
• Bestellen in der Bibliografie
• Leere Kundenbestellung anlegen (z.B. für Stapelerfassung, Verlagsbestellungen, bei denen die Titel nicht in Quimus angelegt sind)
• Bestellen in Merklisten
• Kunden auswählen
• Bestellposition hinzufügen
• Kurz abgelenkt? Kein Problem.
• Bestellzeichen vergeben
• Termindatum festlegen/Terminbestellung
• Vorbelegung für Positionen (Stapelerfassung)
• Bestellweg wählen
• Kundenbestellung vom eigenen Lager reservieren
• Lieferbarkeitsanfrage
• Kundenbenachrichtigung
• Versandweg / Abholung
• Sofort Bestellen
• Schulungsvideo zu Kundenbestellung
• Schulungsvideo zu Lagerbestellung
• Schulungsvideo zu Stapelerfassung

Gastbestellung Kundenbestellung-Schnellerfassung

Wenn Sie Bestellungen z. B. für Laufkundschaft schnell aufnehmen wollen, können Sie in allen Bereichen in denen Sie Bestellungen erfassen, die Option Gastbestellung nutzen.

Damit Sie bei Abholung die korrekte Gastbestellung  aus dem Abholfach entnehmen, klicken Sie bei der Erfassung  in das 

Feld Gast. Sie müssen lediglich das Pflichtfeld Nachname füllen und den Eintrag speichern.

Der Gastkunde ist mit diesem Symbol gekennzeichnet: 

Wichtig: 

• da keine Adressdaten erfasst werden, kann die Option Gastkunde nicht für Direktversand genutzt werden.
• im Kundenmanagement ist weder über Gast noch über den Nachnamen ein Eintrag aufzurufen.
• im Bereich Bestellmanagement erkennen Sie Gastbestellungen daran, dass an der Stelle der von Quimus automatisch vergebenen  Kundennummer Gast steht.

Bestellen in der Bibliografie

In der Trefferliste der Bibliografie können Sie Lager- oder Kundenbestellungen für einzelne Artikel anlegen, indem Sie auf das entsprechende Symbol des gewünschten Artikels klicken. Diese Auswahlmöglichkeit steht Ihnen in allen Ansichten der Bibliografie zur Verfügung.

Sie können in der Trefferliste auch mehrere Titel markieren und anschließend die markierten Titel existierenden oder neuen Bestellung hinzufügen, indem Sie auf „Kundenbestellung“ bzw. „Lagerbestellung“ klicken.

Leere Bestellung anlegen (z.B. für Stapelerfassung, Verlagsbestellungen, bei denen die Titel nicht in Quimus angelegt sind)

Sofern Sie eine leere Kunden- oder Lagerbestellung neu anlegen möchten, gibt es zwei mögliche Wege:

1. Klicken Sie im Bereich Bibliografie auf das „+“ Symbol unten in der Fußleiste. Sie können anschließend auswählen, ob Sie eine neue Kunden- oder Lagerbestellung anlegen möchten:

2. Eine weitere Möglichkeit hierzu finden Sie unter WWS-Bestellmanagement-Bestellungen. 

 Hier können Sie ebenfalls das „+“ Symbol verwenden:

Eine leere Bestellung anzulegen ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie vor dem Hinzufügen der ersten Bestellposition schon eine Vorbelegung festlegen möchten. Dies ist entsprechend für eine Stapelerfassung von vielen Titeln sinnvoll und wird weiter unten im Detail erläutert.

Bestellen in Merklisten

In Merklisten können Sie einzelne oder alle Artikel markieren und anschließend die markierten Titel zu einer Bestellung hinzufügen oder durch Klicken auf „Kundenbestellung“ bzw. „Lagerbestellung“ eine neue Bestellung anlegen.

Kunden auswählen

Bei Kundenbestellungen haben Sie die Möglichkeit, ein neues Kund*innenstammblatt anzulegen oder eine bzw. einen bereits angelegten Kunden/Kundin auszuwählen. Bei Auswahl einer bestehenden Kund*in wird die Kundenbestellung automatisch umbenannt und ist so leicht zuzuordnen. Weitere Informationen zur Bearbeitung von Kundendaten finden Sie im Kundenmanagement. 

Bestellposition hinzufügen

Sie möchten der Bestellung weitere Artikel hinzufügen? Dann klicken Sie auf „Artikel aus Bibliografie hinzufügen“, um zur Trefferliste in der Bibliografie zurückzukehren. Sie haben auch die Möglichkeit, in der Trefferliste eine Mehrfachauswahl zu treffen und die markierten Titel der Bestellung hinzuzufügen.

Zusätzlich haben Sie die Option, ihrer Liste beliebig viele Artikelnummern aus einer Textdatei oder einer Excel-Tabelle hinzuzufügen. Klicken Sie hierzu auf „Mehrere Artikel hinzufügen„. Es öffnet sich ein Modalfenster, in das Sie 13-stellige EAN-Nummern mit oder ohne Bindestrich als Trennzeichen einfügen können. Die einzelnen EAN Nummern können durch beliebige Textzeichen oder Zeilenumbrüche getrennt werden. Klicken Sie abschließend auf „Artikelnummern importieren", um die Artikel Ihrer Liste hinzuzufügen. 

Kurz abgelenkt? Kein Problem.

Sobald Sie mindestens einen Artikel zu einer Kunden- oder Lagerbestellung hinzugefügt haben, wird diese gespeichert. Quimus erstellt eine Kund*innen- oder Lagerbestellung mit einer fortlaufenden Nummer zu der Sie immer wieder zurückkehren können, auch wenn Sie zwischendurch etwas anderes zu tun haben. Solange Sie eine Bestellung nicht gebucht haben, finden Sie diese im Fußbereich der Bibliografie.

Sobald Sie bei einer Kundenbestellung einen Namen hinterlegt haben, wird die Bestellung mit diesem Namen angezeigt. 

Ebenfalls können Sie Merklisten und auch Lagerbestellungen umbenennen.  Klicken Sie dazu auf die Lagerbestellung, die Sie umbenennen möchten. Auf der linken Seite ist entweder eine Leiste mit Symbolen oder, wenn diese aufgeklappt ist, mit den Kunden-, Lagerbestellungen oder Merklisten. 

Klicken Sie auf die Bezeichnung der Bestellung, die Sie umbenennen möchten. Ein kleiner Editier-Stift erscheint, über den Sie die Bezeichnung ändern können. 

Sie können für diese oder eine andere Bestellung bibliografieren, Kundendaten ändern, Merklisten bearbeiten, Lagereingänge verbuchen und vieles mehr. Eine Kundenbestellung bleibt solange bestehen, wie Sie sie benötigen, d.h. bis Sie sie abschließen oder aktiv löschen.

Bestellzeichen vergeben

In Kunden- und Lagerbestellungen kann für jede Position ein individuelles Bestellzeichen vergeben werden. Klappen Sie dafür die Position auf und geben Sie das gewünschte Zeichen ein. 

Dieses Zeichen wird an den Lieferanten übermittelt. Wenn Sie kein eigenes Bestellzeichen vergeben, wird für Kundenbestellungen als Standard <Nachname, Vorname> oder <Firmenname> angegeben. Für den Fall, dass Sie erst das Bestellzeichen erfassen und dann einen Kunden auswählen, bleibt das Bestellzeichen bestehen und wird nicht überschrieben. Für Lagebestellungen wird als Standard das Bestellzeichen <Lager> angegeben.

Termindatum festlegen/Terminbestellung

Innerhalb einer Kunden- oder Lagerbestellung können Sie festlegen, wann ein bestimmter Artikel geliefert werden soll. Klappen Sie dazu die entsprechende Position auf und legen Sie das gewünschte Termindatum fest oder nutzen Sie die Vorbelegung innerhalb der Bestellerfassung. Im Bestellvorrat haben Sie die Möglichkeit, nach einem bestimmten Termindatum zu filtern und dieses gegebenenfalls vor Abschluss der Bestellung zu ändern oder zu ergänzen.

Bei Bestellungen an das Libri Barsortiment, das Anabel ZL, Nordbuch ZL, Könemann ZL wählen Sie das Termindatum so, dass es das tatsächliche Bearbeitungdatum anzeigt, nicht das Datum, an dem die Ware geliefert werden soll.

Bei Bestellungen an Verlage beachten Sie bitte, dass das Termindatum zwar im Datensatz übermittelt wird, wir aber keinen Einfluss darauf haben, ob und in welcher Form es beim Lieferanten ausgelesen und dementsprechend berücksichtigt wird.

Vorbelegung für Positionen (Stapelerfassung)

Mit der Vorbelegung für Positionen können Sie Bestellungen mit vielen Positionen und gleichen Angaben für z.B. Bestellmenge, EAN-Präfix, Bestellweg etc. komfortabel erfassen, um insbesondere im Schulbuchgeschäft schnell arbeiten zu können. 

Unter „Vorbelegung für Positionen“ können Sie in den entsprechenden Feldern die gewünschten Angaben machen. Die Felder sind dann für alle später hinzugefügten Bestellpositionen vorbelegt.

Um die Vorbelegung für weitere Positionen zu entfernen oder zu ändern, können Sie die Vorbelegung jederzeit anpassen.

Bestellweg wählen

Vor Abschluss der Bestellung können Sie den Bestellweg für einzelne Positionen anpassen. Es stehen Ihnen je nach Produktvariante unterschiedliche Bestellwege zur Verfügung.

 Bei Bestellungen über den Versandservice müssen die entsprechenden Kund*innendaten gepflegt werden. Dieser Bestellweg ist nur für Kundenbestellungen nutzbar, nicht für Lagerbestellungen.

Bei Bestellungen über den Verlag wird die Bestellung zunächst in den Bestellvorrat übernommen und muss dort abgeschlossen werden. Dies gilt auch für Bestellungen bei Libri, bei denen der Haken in der Spalte „sofort“ nicht gesetzt wurde.

Kundenbestellung vom eigenen Lager reservieren

Kundenbestellungen können vom eigenen Lager reserviert werden.

Öffnen Sie wie gewohnt eine Kundenbestellung und wählen Sie vor dem Abschluss den Bestellweg "Eigenes Lager". Beim Buchen der Bestellung wird der Bestand vom freien Bestand in den reservierten Bestand übertragen. 

Die Bestellung ist im Bereich WWS-Bestellmanagement-Bestellungen zu finden. 

Solange die Ware noch nicht verkauft wurde oder die Reservierung manuell aufgehoben wurde, ist diese im Bereich WWS-Artikelmanagement-Reservierungen zu sehen.

Es ist nicht möglich, mehr Exemplare zu reservieren, als verfügbar sind. Wenn man versucht, mehr zu reservieren, als im eigenen Lager vorrätig ist, erscheint ein Pop-Up in der Kopfzeile, dass die Kundenbestellung aufgrund unzureichender Lagerbestände nicht abgeschlossen werden kann. Dann besteht die Möglichkeit, entweder die Menge anzupassen oder den Bestellweg zu ändern.

Hinweis: Nach Abschluss einer Kundenbestellung mit mindestens einer Position im Bestellweg "eigene Lager" erhält man eine Erfolgsmeldung mit einem Abholfachzettel, auf dem ein Scancode angebracht ist. Es erfolgt kein Wareneingang.

Der Abholfachzettel kann auf Wunsch in der Detailansicht der Bestellung nachgedruckt werden, solange die Position noch nicht an den Kunden übergeben wurde.

Sobald eine Rechnung oder ein Lieferschein erstellt wurde bzw. die Position in der Belami/Korona Kasse abgerechnet wurde, wird die Reservierung sofort aufgehoben und der Bestand reduziert.

Lieferbarkeitsanfrage

Sie haben die Möglichkeit vor Abschluss einer Kunden- oder Lagerbestellung eine Lieferbarkeitsanfrage zu Ihren Bestellpositionen durchzuführen, um Ihren Kunden gegenüber eine sichere Lieferaussage treffen zu können. Die Funktion kann über die drei Punkte im Header oder Footer der Auftragsdetailseite aufgerufen werden. Anschließend wird Ihnen in den Bestellpositionen der jeweilige Lieferbarkeitsstatus angezeigt.

Möchten Sie vor dem Bestellvorgang den Lagerbestand im Libri Barsortiment, im Anabel ZL, Nordbuch ZL, Könemann ZL prüfen, können Sie dies am Artikel über die drei Punkte "weitere Optionen" in der Bibliografie aufrufen.

Lieferbarkeit abfragen

Kundenbenachrichtigung

Sie haben die Möglichkeit, Kundenbenachrichtigungen einzustellen, indem Sie auf der rechten Seite auf "Benachrichtigung" klicken. Es stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung: 

1. Keine Benachrichtigung
2. Manuell
3. Telefonliste (Bei Wareneingang)
4. SMS (bei Wareneingang)
5. E-Mail (Bei Wareneingang)

Wenn Sie eine manuelle Benachrichtigung senden möchten, müssen Sie aktiv eine Nachricht an den Kunden verschicken. Diese Information wird ebenfalls auf dem vorläufigen Abholfachzettel und dem Abholfachzettel vermerkt. 

Sie können den Kunden entweder nach dem Wareneingang oder bereits bei der Bestellung benachrichtigen. Um eine E-Mail-Benachrichtigung zu erstellen, klicken Sie in der Detailansicht der betreffenden Bestellung auf "E-Mail-Benachrichtigung erzeugen".

Nachdem Sie auf diesen Button geklickt haben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Nachricht anzupassen. Sie können den Betreff, den Begrüßungstext sowie den Status für jede Position und den Text entsprechend bearbeiten. Den standardmäßigen Begrüßungstext können Sie in den Einstellungen ändern.

Um den Kunden telefonisch zu informieren, ist es erforderlich, die Telefonnummer oder Mobilnummer in den Kundendaten auszufüllen. Nachdem Sie den Kunden informiert haben, können Sie den Status unter "Kundenbenachrichtigungen" auf "erledigt" setzen.

Für SMS-Kundenbenachrichtigungen muss ebenfalls die Mobilnummer ausgefüllt sein; andernfalls kann die Bestellung nicht abgeschlossen werden.

Wenn Sie die Option "Email (bei Wareneingang)" wählen, müssen Sie die E-Mail-Adresse des Kunden angeben. Nach Buchung der Wareneingang wird automatisch eine E-Mail an den Kunden versendet. Diese E-Mail können Sie unter dem Navigationspunkt "Kundenbenachrichtigungen" einsehen. Sie wird zudem auf dem vorläufigen Abholfachzettel und dem Abholfachzettel gedruckt.

Automatische Kundenbenachrichtigungen werden nur bei erfolgreichen Wareneingang versendet. Es werden keine Kundenbenachrichtigungen gesendet, wenn Sie mit dem Wareneingang einen Meldeschlüssel verbuchen. 

Versandweg / Abholung

Unter „Versand / Abholung“ können Sie auswählen, ob die Kund*in die Artikel abholen möchte und eine Rechnung und einen Lieferschein oder nur eine Rechnung wünscht.

Sofort Bestellen

Sie haben die Möglichkeit, eine Bestellung sofort auszulösen, indem Sie die Option „Sofort“ auswählen. Das bedeutet, dass die Bestellung sofort an Libri übermittelt und nicht in den Bestellvorrat übernommen wird, wenn Sie auf „Bestellung abschließen“ klicken.

Die Sofortbestellung kann für die Bestellwege „Libri“ oder „Anabel“ ausgewählt werden. Bei „Versandservice“ ist die Sofortbestellung permanent gesetzt.

Schulungsvideo zu Kundenbestellung

Schulungsvideo zu Lagerbestellung

Schulungsvideo zu Stapelerfassung