Gutschriften 

Eine Gutschrift dokumentiert die Erstattung von Waren und Dienstleistungen an Ihren Kund*innen.

Sie können eine Gutschrift für einzelne Artikel aus einer in Quimus gebuchten Rechnung erstellen so wie auch für eine komplette Rechnung.

Natürlich können Sie auch eine Gutschrift für Artikel erstellen, die nicht vorher über eine in Quimus erstellten Rechnung fakturiert wurden. Dieser Vorgang wird in diesem Artikel beschrieben:

https://support.libri.de/de/support/solutions/articles/101000557864-gutschrift-schreiben-ohne-vorbeleg

Gutschrift schreiben

Um eine Gutschrift zu einer Rechnung zu schreiben, gehen Sie in der Menüleiste auf WWS und wählen den Menüpunkt Rechnung/Faktur aus. Hier bekommen Sie alle ungebuchten Belege angezeigt. Um die gebuchten Belege angezeigt zu bekommen, entfernen Sie den Filter "ungebucht". 

Suchen Sie über das Suchfeld die Rechnung, zu der Sie die Gutschrift erstellen möchten (z.B. mit Rechnungsnummer, Kundennamen o.ä.).

Wählen Sie die passende Rechnung aus und klicken auf das Gutschrifts-Symbol am Ende der Zeile. Sind Sie nicht sicher, ob es die richtige Rechnung ist, öffnen Sie diese über das Auge am Ende der Zeile und klicken dann auf das Gutschrifts-Symbol (rechts oben).

Im oberen Bereich werden die Gutschrift-Informationen angezeigt. Die Belegnummer und das Belegdatum werden automatisch beim Buchen der Gutschrift vom System hinzugefügt und können nicht manuell geändert werden. 

Sämtliche Informationen (Kundendaten, Hinweistext, Bestellzeichen) werden aus der Rechnung übernommen, können aber überschrieben werden. 

Ebenfalls werden alle Positionen aus der Rechnung übernommen, einschließlich eventueller Hinweise. 

1. Wenn nur einzelne Positionen gutgeschrieben werden sollen, müssen die Positionen entfernt werden (Mülleimer), die nicht gutgeschrieben werden sollen. 
2. Wenn von einer Menge x nur Menge y gutgeschrieben werden soll, muss diese so angepasst werden, dass nur die gutzuschreibende Menge (y) angezeigt wird. 
3. Ob eine Position bestands- und ggf. umsatzberücksichtigt gebucht wird, hängt vom Vorgängerbeleg ab (siehe Vorgänge unten). Wird ihnen diese Spalte nicht angezeigt, können Sie sie über das Zahnrad oben rechts einblenden lassen (Artikelbewegung). 

Es gibt 5 Vorgänge, die zu einer Gutschrift mit Vorbeleg führen können. Diese sind im Folgenden mit ihren Besonderheiten bezüglich Bestands- und Umsatzbuchungen beschrieben:

1. Sie haben für eine*n Kund*in einen Lieferschein geschrieben und daraus eine Rechnung erstellt. Die Ware kommt aus dem freien Bestand

Besonderheiten bei diesem Vorgang:

• die Artikelbewegung ist deaktiviert (da der Bestand durch den Lieferschein und nicht durch die Rechnung gebucht (bewegt) wurde)
• der Bestand wird nicht automatisch zurückgebucht
• um den Bestand zurückzubuchen, muss die Artikelbewegung aktiviert werden
• Es gibt keine Umsatzbuchung, da der Lieferschein die Bewegung (Bestand) gebucht hat, das Buchen von Lieferscheinen aber keine Umsätze verursacht -> keine "Rückbuchung" von Umsatz

2. Sie haben für eine*n Kund*in eine Rechnung  geschrieben. Die Ware kommt aus dem freien Bestand

Besonderheiten bei diesem Vorgang:

• die Artikelbewegung ist aktiviert
• der Bestand wird automatisch zurückgebucht
• Es gibt eine Umsatzrückbuchung, da mit der Rechnung Umsatz gebucht wurde. Nach Buchen der Gutschrift sind beide Bewegungen nicht mehr sichtbar

3. Sie haben für eine*n Kund*in eine Rechnung geschrieben ohne Artikelbewegung

Besonderheiten bei diesem Vorgang:

• die Artikelbewegung ist deaktiviert
• der Bestand wird nicht automatisch zurückgebucht
• Es gibt eine Umsatzrückbuchung, da mit der Rechnung Umsatz gebucht wurde. Nach Buchen der Gutschrift sind beide Bewegungen nicht mehr sichtbar

4. Sie haben für eine*n Kund*in etwas bestellt mit der Option "Kunde wünscht Lieferschein/Rechnung". Sie haben den Lieferschein geschrieben und daraus eine Rechnung erstellt. Die Ware kommt aus dem reservierten Bestand.

Besonderheiten bei diesem Vorgang:

• die Artikelbewegung ist deaktiviert, da der Bestand durch den Lieferschein und nicht durch die Rechnung gebucht (bewegt) wurde
• der Bestand wird nicht automatisch zurückgebucht
• um den Bestand zurückzubuchen, muss die Artikelbewegung aktiviert werden
• der Bestand wird in den freien Bestand gebucht, es gibt keine erneute automatische Reservierung
• Es gibt keine Umsatzbuchung, da der Lieferschein die Bewegung (Bestand) gebucht hat, das Buchen von Lieferscheinen aber keine Umsätze verursacht -> keine "Rückbuchung" von Umsatz

5. Sie haben für eine*n Kund*in etwas bestellt mit der Option "Kunde wünscht Rechnung". Sie haben aus dem Fakturvorrat eine Rechnung erstellt. Die Ware kommt aus dem reservierten Bestand.

Besonderheiten bei diesem Vorgang:

• die Artikelbewegung ist aktiviert
• der Bestand wird automatisch zurückgebucht
• der Bestand wird in den freien Bestand gebucht, es gibt keine erneute automatische Reservierung
• Es gibt eine Umsatzrückbuchung, da mit der Rechnung Umsatz gebucht wurde. Nach Buchen der Gutschrift sind beide Bewegungen nicht mehr sichtbar