Gutschriften

Eine Gutschrift dokumentiert die Erstattung von Waren und Dienstleistungen an Ihre Kund*innen.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine Gutschrift in Quimus zu erstellen.

1. Manuelle Erfassung ohne Vorbeleg, d.h. es gibt keine in Quimus erstellte Rechnung
2. Erstellung mit Vorbeleg, d.h. es wurde bereits eine Rechnung mit Quimus geschrieben. Dieser Vorgang mit in diesem Artikel beschrieben:

Manuelle Erfassung ohne Vorbelegung

Um eine neue Gutschrift zu erstellen, gehen Sie in der Menüleiste auf WWS und wählen den Menüpunkt Rechnung/Faktur aus. Hier bekommen Sie alle ungebuchten Belege angezeigt.

Klicken Sie auf das "+" Symbol oben rechts („Neue Rechnung oder Gutschrift erstellen“) und wählen die Option „Neue Gutschrift“.

 Es öffnet sich die Eingabemaske zur Erfassung der Gutschrift. Tragen Sie alle relevanten Daten ein (genauere Beschreibung der einzelnen Bereiche weiter unten) und buchen die Rechnung. Gutschriftsnummer und -datum werden von System hinzugefügt und können nicht manuell verändert werden.

Gutschriftsmaske Schritt für Schritt

Gutschriftsinformationen:

1. Als erstes tragen Sie den Kunden ein. Ist dieser schon in Ihrem Kundenstamm angelegt, suchen Sie ihn. Über den Stift im Adressfenster können Sie die Daten ändern. Ansonsten legen Sie ihn neu an. 

2. Sie können ein gutschriftsübergreifendes Bestellzeichen hinterlegen. Dies wird in der fertigen Gutschrift im Bereich der Gutschriftsnummer, des Gutschriftsdatums und der Kundennummer angezeigt.

3. Weiterhin können Sie einen Hinweis hinterlegen. Dieser ist in der fertigen Gutschrift unter dem Wort "Gutschrift" zu sehen.

4. Um sich eine Vorschau der Gutschrift anzeigen zu lassen, gehen Sie auf das kleine Symbol rechts oben (Blatt mit Auge). In diesem Bereich können Sie auch die Gutschrift buchen (Blatt), die Gutschrift komplett löschen (Mülleimer) oder aus der Gutschriftsmaske heraus gehen (Sie können jederzeit die ungebuchte Gutschrift erneut aufrufen und weiter bearbeiten). 

5. Der Fakturmodus gibt an, ob am Kundenstamm hinterlegt ist, ob standardmäßig eine Rechnung im PDF-Format oder eine e-Rechnung für diesen Kunden geschrieben werden soll. Beim Buchen der Gutschrift wird dementsprechend ein PDF (Fakturmodus Standard) oder eine XML-Dokument (Fakturmodus e-Rechnung) erzeugt. Der Fakturmodus kann für jede Gutschrift geändert werden, in dem Sie über den Stift bei den Kundendaten gehen. Im Stammblatt kann über eine Checkbox die E-Rechnung an- oder abgewählt werden. 

Gutschriftspositionen:

Haben Sie Artikel der Gutschrift hinzugefügt, werden diese im Bereich "Gutschriftspositionen" angezeigt.

1. Mit Drag`n Drop können Sie die Gutschriftspositionen umsortieren. "Greifen" Sie dazu einfach das "=" und ziehen die Position an die gewünschte Stelle.

2. Mit dem Stift können Sie den Titel anpassen. Bei Freitextpositionen können Sie einfach in den Titel klicken und ihn ändern.

3. Hier können Sie die gutzuschreibende Menge und den Rabatt an der einzelnen Position anpassen.

4. Ob eine Gutschriftsposition bestandsberücksichtigt gebucht werden soll, können Sie mit anwählen der Checkbox "Artikelbewegung" aktivieren. Wird die Position ohne Artikelbewegung gebucht, wird weder der Bestand erhöht, die Gutschriftsschreibung am Artikel angezeigt noch eine Umsatzreduzierung gebucht. Diese Spalte ist nicht standardmäßig vorhanden. Sollte die Spalte fehlen, können Sie sie ganz einfach über das kleine Zahnrad oben rechts aktivieren. 

5. Um an alle Gutschriftspositionen einen Nachlass zu schreiben, können Sie über das Symbol rechts oben gehen.

Gutschriftspositionen hinzufügen:

1. Um einen Rabatt an nachfolgend hinzugefügte Gutschriftspositionen zu hinterlegen, nutzen Sie die Vorbelegung für Positionen. Hier können Sie auch angeben, dass ein Artikel mehrfach aufgeführt werden soll. Wird dieser Punkt nicht angewählt und Sie fügen einen Artikel mehrfach hinzu, wird nur eine Position angelegt und die Menge daran erhöht.
2. Um Artikel hinzuzufügen, haben Sie drei Möglichkeiten:

             a. Scannen Sie eine EAN ein. Sie können diese auch tippen, dann müssen Sie zusätzlich mit Enter die Eingabe    

                bestätigen.

             b. Suchen Sie über die Bibliografie einen (oder mehrere) Artikel und übernehmen diese in die Gutschrift. Bei     

                unterschiedlichen Suchbegriffen müssen Sie diesen Schritt mehrfach ausführen.

             c. Fügen Sie mehrere Artikel (mit Mengen) gleichzeitig hinzu. Sie können einfach die Artikelnummern plus Mengen in

                das Pop-Up-Fenster eintragen (EAN,Menge).

Sie können an den einzelnen Gutschriftspositionen ebenfalls einen Hinweis eintragen: 

•  Klappen Sie dazu einfach das Fenster am Ende Position über den kleinen Pfeil auf. Der Hinweis erscheint in der Gutschrift unter der Position.

Möchten Sie Artikel der Gutschrift hinzufügen, die nicht in Ihrem Artikelstamm angelegt sind, können Sie des über das Feld "Freitextposition hinzufügen" machen:

1. Klicken Sie auf den Button im Bereich "Gutschriftsposition hinzufügen" 
2. Fügen Sie die Bezeichnung des Artikels sowie den Preis hinzu
3. Tragen Sie einen Mehrwertsteuersatz ein

Sie können auch Versandkosten gutschreiben.

Fußinformationen:

Im Freitext können Sie weitere Informationen hinterlegen. 

In der Fußzeile sehen Sie, wie viele Positionen und Exemplare Ihre Gutschrift beinhalten und die Gesamtsumme. Um die Gutschrift abzuschließen, klicken Sie auf "Gutschrift buchen". Um die Gutschrift zu löschen, gehen Sie auf den Mülleimer. 

Eine Gutschrift kann nur gelöscht werden, solange sie noch nicht gebucht wurde.