Libri.Pro

Unsere organisations- und Bestellsoftware Libri.Pro hilft Ihnen in allen Bereichen ihres Tagesgeschäfts. Hier finden Sie unsere Schulungsunterlagen zur Bestandserfassung am Jahresende.

Vorbereitung

Planung vorab

• Legen Sie den Erfassungstermin mindestens 3-4 Wochen vor der Durchführung fest. 
• Wichtig: Der Zeitraum für eine Bestandserfassung darf maximal 48 Stunden betragen. Während der Erfassung dürfen keine Bestandsänderungen (Wareneingang, Verkauf, Stapelerfassung) vorgenommen werden.
• Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung. Eine Checkliste dazu finden Sie in der Anlage.
• Halten Sie alle Planungsschritte für Ihre Mitarbeiter transparent.
• Planen Sie einen Mitarbeiter für den Erfassungstag als „Frei verfügbar“ ein. So können Sie bei plötzlichem Krankheitsfall, o.ä. flexibel reagieren.

Notwendige Arbeitsmittel

• PC mit installiertem Libri.Pro. Wichtig: Falls Sie an mehreren Stationen Bestände erfassen wollen, vergeben Sie für jede Station einen anderen Stationsnamen. Die Stationsnamen werden in dem Kopfbalken links oben in Libri.Pro angezeigt. Wenn Sie noch keinen Stationsnamen vergeben haben, wenden Sie sich vorab an den Libri Kundenservice.
• Handscanner zum Erfassen der EAN-Codes. Tipp: Testen Sie Ihren Scanner eine Woche vor dem Erfassungstermin: Rufen Sie dazu die Funktion „Bestandspflege – Einzelbestände erfassen“ auf und scannen Sie mehrere Artikel. Prüfen Sie ob die Artikelnummer richtig erfasst wird, ob nach jedem Scan automatisch eine neue Zeile angelegt wird und ob die Daten mit der Funktion „Alles löschen“ gelöscht werden.
• Optional: Mobile Datenerfassungsgeräte (MDE)

1. Schritt: Erfassen

Bestandserfassung startet

Wählen Sie in der Bestandspflege die Aktion „Bestandserfassung“, um eine vollständige Erfassung über alle Warengruppen vorzunehmen.

Vorgehen:

1. Klick auf „Bestandspflege“ 

2. Auswahl „Bestandserfassung“

3. Auswahl „alle Warengruppen“

4. Klick „OK“

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass der Zeitraum für eine Bestandserfassung maximal 48 Stunden beträgt. Während der Bestandserfassung dürfen keine den Bestand ändernden Buchungen (Wareneingang, Verkauf, Stapelerfassung) vorgenommen werden.

Artikel erfassen (1)

• Erfassen Sie Ihre Artikel mit einem Scanner oder durch manuelle Eingabe der EAN in das Feld „Artikel“. Für bekannte Artikel werden Titel, Preis und Steuersatz automatisch ergänzt.
  • Wenn eine EAN nicht erkannt wird, müssen die Daten manuell ergänzt werden.
  • Artikel ohne EAN/Artikelnummer benötigen zwingend eine Artikelnummer, z. B. Non Books, Papeterie (Tipp: Rechtzeitig vor der Bestandserfassung anlegen).
  • Mit Scanner: Jedes Scannen erzeugt einen eigenen Datensatz. Bei mehrfachem Scan des gleichen Artikels nacheinander wird beim Scannen die Menge hochgezählt. Beim Scannen wird jeweils automatisch eine neue Zeile erzeugt.

Menge erfassen (2)

• Erfassen Sie nun Ihren Bestand im Feld „Menge“. 
• Mit Scanner: Mit jedem Scanvorgang wird die Menge automatisch um 1 erhöht. Vorgabe pro Artikelscan ist „1“.

Bestände bearbeiten

• Mit Klick auf die Button + -  können Sie Einzelpositionszeilen einfügen oder löschen. Tipp: Mit der Pfeiltaste nach unten erzeugen Sie automatisch eine neue, leere Eingabezeile.

• Hinweis: Zur Sicherheit können Sie Ihre erfassten Bestände jederzeit exportieren oder drucken. 
• Klicken Sie „Rechte-Maustaste“ => „Bearbeiten“ => Export oder Drucken

Bestandserfassung abschließen

• Um die Bestandserfassung abzuschließen, klicken Sie auf "Abschließen". Wichtig: Wenn Sie an mehreren Stationen Bestände erfasst haben, darf das ‚Abschließen‘ nur an einer Station durchgeführt werden.

• Beenden Sie Libri.Pro an allen anderen Stationen. Die dort erfassten Bestände werden addiert und verarbeitet.

2. Schritt: Kontrollieren

Bestandsübersicht

• In der Bestandsübersicht werden die von Ihnen an allen Stationen erfassten Bestände angezeigt. Die Bestände werden pro Artikel verdichtet und sind durch das Anlagedatum links zu erkennen.

• Alle weiteren Artikel, zu denen Libri.Pro z. B. durch Einkäufe, Verkäufe oder vorherige Bestandserfassungen einen Bestand erkannt hat, werden ohne Anlagedatum angezeigt.

Bestandsanzeige

Sie haben nun die Möglichkeit Ihre Bestände zu kontrollieren und mögliche Differenzen zu 

klären:

• Soll-Menge: Bestand vor Bestandserfassung
• Ist-Menge: Bestand nach Bestandserfassung
• Differenz: Ist-Menge minus Soll-Menge. Bei korrekten Beständen steht hier eine Null.

Bestandskorrektur

• Wenn Sie bemerken, dass Artikel in der Liste fehlen, klicken Sie auf „Abbrechen“ und erfassen die Artikel jetzt nach.
• Falsch erfasste Bestände (Mengen), können Sie jetzt in der Spalte „Ist-Menge“ verbessern.

3. Schritt: Buch

Welche Bestände sollen gebucht werden?

Vor dem „Buchen“ wählen Sie, ob eine komplette Bestandserfassung durchgeführt wird oder nur die erfassten Bestände gebucht werden:

• Nicht erfasste Artikel auf Null setzen: 
  • Wenn Sie hier den Haken setzen, werden alle in der Bestandsübersicht angezeigten Artikel auf die in der Spalte „Menge“ angezeigte Bestandsmenge gesetzt (keine Menge = Bestand wird auf Null gesetzt). Bitte verwenden Sie diese Option bei einer kompletten Bestandserfassung. 
  • Wenn Sie hier den Haken nicht setzen, werden nur die von Ihnen erfassten Bestände gebucht (alle anderen Bestände bleiben, wie sie sind).

Bestände buchen

Mit der Funktion „Buchen“ schließen Sie die Bestandserfassung ab.

• Wichtig: Die Buchung ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.
• Hinweis: Dieser Vorgang kann längere Zeit in Anspruch nehmen. Schalten Sie den Rechner während dieser Aktion nicht ab!

4. Schritt: Abschließen

Die Bestandsbuchungen in die Datenbank erfolgen zentral auf den Systemen bei Libri. Nach Abschluss des Buchens der Bestandserfassung öffnet sich der Statusdialog „Bestände werden gebucht“

1. Der Status „Bestände werden gebucht“ zeigt an, dass die 

    Bestandsbuchung noch läuft. Dieser Vorgang kann je nach 

    Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen.

2. Mit Klick auf „Aktualisieren“ wird der Status neu abgefragt.

• Solange die Buchung läuft, dürfen keine bestandsändernden Aktionen (Verkauf, Wareneingang) durchführt werden.
• Bibliographieren und Bestellen ist parallel möglich.
• Sie können Libri.Pro auch beenden und den PC herunterfahren.
• Nach Neustart von Libri.Pro können sie den Statusdialog über „Bestandspflege“ -> „Bestandserfassung“ neu aufrufen.

Die Bestandsbuchungen in die Datenbank erfolgen zentral in den Libri-Systemen. Nach Abschluss des Buchens öffnet sich der Statusdialog „Bestände werden gebucht“.

1. Ist die Buchung Ihrer Bestände abgeschlossen, meldet der Dialog den Status „Buchung abgeschlossen“.

2. Über die Funktion „Zusammenfassung herunterladen“ können Sie das Ergebnis Ihrer Bestandserfassung mit allen Soll- und     Ist-Beständen als Tabelle herunterladen.

• Hinweis: Die Tabelle können Sie mit anderen Programmen (z. B. Excel oder OpenOffice) bearbeiten, um weitere Sortierungen oder Summenbildungen vorzunehmen.

Meldung / Fortsetzung Bestandsbuchung

Solange die Buchung läuft, dürfen keine bestandsändernden Aktionen (Verkauf, Wareneingang) durchführt werden.

• Sollte während der Bestandbuchung dennoch eine bestandsändernde Aktion durchführt werden, bekommen Sie möglicherweise diese Meldung:

Wie gehen Sie in diesem Fall vor?

• Wenn bestandsändernde Aktionen durchgeführt wurden, klicken Sie auf  "OK" und warten 10 Minuten. Die ändernde Buchung ist dann durchgeführt und die Bestandserfassung kann abgeschlossen werden, indem erneut auf "Abschließen" geklickt wird.
• Wenn keine bestandsändernde Aktionen durchgeführt wurden, klicken Sie auf "Ignorieren" und die Bestandsbuchungen werden durchgeführt.

MDE-Daten importieren (optional)

Wenn Sie ein MDE (= Mobile Datenerfassung) - Gerät verwenden, können Sie Artikel direkt mit diesem scannen.

• Das MDE–Gerät erstellt eine Datei, die in Libri.Pro importiert werden kann.
• Für den Import wird im Kontextmenü der Bestandserfassung „Rechte-Maustaste“ der Punkt „MDE-Daten importieren“ ausgewählt.

Vorgehen

1. Sichern Sie die Dateien auf Ihrem PC in einem eigenen Verzeichnis:

    Dateiname z.B. Erfassung-Juli-2014-1.mde

2. Klicken Sie „Rechte-Maustaste“ => „MDE-Daten importieren“

3. Wählen Sie die Datei(en) auf Ihrem PC aus

Die Datei des MDE-Geräts muss folgenden Aufbau haben:

Checkliste

Aufgaben

1 Woche vor Erfassung

1 bis 2 Tage vor Erfassung

Am Tag der Bestandsaufnahme

Erfassung

Abschluss