Bestandserfassung

Bestandserfassungsprozess

Mit der Bestandserfassung können Sie Ihren aktuellen vorhandenen Warenbestand vollständig erfassen und buchen.

Auf dieser Seite geben wir Ihnen einen Überblick über die Bestandserfassung und wie Sie eine Bestandserfassung durchführen und verbuchen können.

Hinweis:  Bestandserfassung ist analog zu Inventur. Es ist wichtig, keine Bestände für null (0) einzutragen. Die Bestandserfassung hat das Ziel, den tatsächlichen Bestand an Waren, Materialien oder Vermögenswerten genau zu erfassen.

Um eine ungebuchte Bestandserfassung zu

Übersicht über den Ablauf der Bestandserfassung mit Quimus auf einer Seite: Hier ansehen

Bestandserfassung mit Quimus im Video: Alle Schritte in einzelnen Videos

Vorbereitung der Bestandserfassung

• Legen Sie den Termin für die Bestandserfassung rechtzeitig vor der Durchführung fest (z.B. 3-4 Wochen vorher) und beginnen Sie mit der Planung.
• Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden transparent über den Ablauf und die Durchführung der Bestandserfassung. Während der Erfassung dürfen keine Bestandsänderungen (Wareneingang, Verkauf, Disposition) vorgenommen werden.
• Sorgen Sie für eine ausreichende Anzahl von funktionstüchtigen Handscannern oder mobilen Erfassungsgeräten (MDE).
• Beschriften Sie alle Regale (Lagerorte) und denken Sie bei der Erfassung auch an die Ware im Abholfach
• Haken Sie alle Lagerorte nach der Erfassung ab, damit Sie immer einer Überblick über den aktuellen Stand haben und keine Lagerorte doppelt aufgenommen oder vergessen werden.

Mit der Bestandserfassung werden alle im Laden vorhandenen Artikelbestände erfasst. Das bedeutet: in Ihrem Artikelstamm enthaltene Artikel, die Sie im Rahmen der Bestandserfassung nicht erfassen, werden mit Bestand 0 verbucht. Sie erkennen diese Artikel in der Zusammenfassung der Bestandserfassung anhand der IST-Menge 0. Solche Artikel sind nicht erfasst worden und werden bei Buchung der Bestandserfassung auf Bestand 0 gesetzt. In einer laufenden Bestandserfassung werden alle Erfassungsdaten permanent gespeichert. Daher können Sie jederzeit pausieren und zu einem späteren Zeitpunkt die Bestandserfassung wieder aufnehmen. Verwenden Sie für eine Unterbrechung nicht die Funktion <<Bestandserfassung buchen>>. Damit wird die Bestandserfassung unwiderruflich verbucht und ist nicht mehr rückgängig zu machen. Während der Bestandserfassung dürfen Sie keine bestandsändernden Vorgänge durchführen. Dazu gehört u.a. Wareneingang, Verkäufe über Kasse oder Faktur sowie manuelle Bestandsänderungen.

Bestandserfassung Übersicht

Die Seite Bestandserfassung enthält eine Liste aller gebuchten Bestandserfassungen sowie eine ungebuchte Bestandserfassung, sofern Sie gerade eine Bestandserfassung durchführen.

Bestandserfassung anlegen

Um eine neue Bestandserfassung anzulegen, klicken Sie auf das Plus-Icon „+“ oben rechts auf der Seite (1). Geben Sie anschließend den Namen der Bestandserfassung ein (2). Das Anlagedatum wird automatisch eingetragen. Mit „Speichern“ wird die neue Bestandserfassung mit dem Status „ungebucht“ angelegt.

Neue Bestandserfassung starten

Die neu angelegte Bestandserfassung wird in der Übersicht an erster Stelle der Liste angezeigt. Das Buchungsdatum ist noch leer, Anlagedatum und Anlagenbenutzer werden angezeigt. Anhand des Barcode-Icons ist sofort ersichtlich, dass es sich um eine ungebuchte Bestandserfassung handelt.

Es gibt immer nur eine aktive Bestandserfassung mit dem Status ungebucht. Das Plus-Icon zum Anlegen ist inaktiv, solange eine ungebuchte Bestandserfassung vorhanden ist.

Um eine ungebuchte Bestandserfassung zu öffnen klicken Sie auf das Barcode-Icon „Bestände erfassen„. Über das Drei-Punkte-Menü können Sie weitere Bearbeitungsoptionen auswählen.

Bestandserfassung Überblick

Bestand erfassen

Klicken Sie auf das Barcode-Icon, um die Bestandserfassung zu starten oder fortzusetzen.

Die Bestandserfassung kann mit mehreren Benutzern gleichzeitig erfolgen.

Bestand erfassen

Sie können Artikel mit einem Handscanner oder durch Eingabe der EAN in das Eingabefeld erfassen. Optional können Sie die Anzahl der Artikel direkt hinter der EAN durch Komma getrennt eingeben <EAN, Nummer>.

Artikel können auch über „Artikel aus der Bibliografie hinzufügen“ oder über einen „Dateiimport“ hinzugefügt werden.

Bestandserfassung

In der Liste werden in der Standardeinstellung nur die Erfassungssätze des aktuellen Benutzers angezeigt, dies wird auch durch den Filter Chip „Nur vom aktuellen Benutzer erfasste Daten anzeigen“ angezeigt. Neu hinzugefügte Erfassungssätze werden oben in der Liste angezeigt, so dass Sie immer einen Überblick über Ihre aktuellen Erfassungen haben. Sie können die Erfassungssätze durchsuchen, ggf. die Anzahl korrigieren, den Artikel über das Stift-Icon ändern oder einen Erfassungssatz löschen.

Führen Sie hier keine Bestandsänderungen über das „Artikelmanagement“ durch.

Titel, die im Libri-Katalog gelistet sind, werden bei der Erfassung automatisch als Artikel in Quimus angelegt, falls sie dort noch nicht vorhanden sind. Titel, die nicht im Libri-Katalog bekannt sind, können während der Erfassung als Ihre Händlereigenen Artikel angelegen und erfassen.

Die erfassten Datensätze werden kontinuierlich vom System gespeichert. Damit ist gewährleistet das Sie die Bestandserfassung jeder Zeit unterbrechen und nach einer Pause oder am nächsten Tag fortsetzen können.

Daten zusammenfassen

Werden zu einem Artikel mehrere Erfassungssätze aufgenommen, dann erfolgt beim Buchen der Bestandserfassung automatisch eine Zusammenführung der einzelnen Sätze zu einem Erfassungssatz.

In der laufenden Bestandserfassung können Sie sich jeder Zeit eine Zusammenfassung der bis dahin erfassten Artikel anzeigen lassen. Gehen Sie dafür auf das drei Punkte Menü der ungebuchten Bestandserfassung und wählen Sie Daten zusammenfassen aus.

In der Zusammenfassung sehen Sie alle in Quimus angelegten Artikel mit den SOLL und IST-Bestandswerten sowie den daraus resultierenden Differenzen. In der erweiterten Suche können Sie die Zusammenfassung weiter filtern um sich zum Beispiel nur die großen Differenzen genauer anzuschauen. Mit einem Klick auf den Artikeltitel können Sie die Artikeldetailansicht aufrufen um die Artikelbewegungen überprüfen.

Sie haben auch die Möglichkeit die Zusammenfassung herunterzuladen.

Zusammenfassung der Bestandserfassung

Bestandserfassung buchen

Sie starten den Buchungsprozess indem Sie in der Liste der Bestandserfassungen auf das drei Punkte Menü der aktuellen, ungebuchten Bestandserfassung gehen und Bestandserfassung buchen auswählen.

Bestandserfassung buchen

Im Dialog Fenster wir Ihnen die Zusammenfassung der IST und SOLL Exemplare sowie die Differenz angezeigt. Klicken Sie auf Buchen um den Buchungsprozess abzuschließen.

Zusammenassung der Bestandserfassung vor dem Buchen

Starten Sie den Buchungsprozess erst, wenn Sie die Erfassung und Differenzenkontrolle abgeschlossen haben. Führen Sie die Buchung der Bestandserfassung durch, werden alle in der Zusammenfassung angezeigten Artikel auf die in Spalte „Ist“ angezeigte Menge gesetzt. Das heißt: Artikel, die in Quimus angelegt sind, aber nicht erfasst wurden und somit eine IST-Menge von 0 haben, werden auf den Bestand 0 gesetzt!

Anschließend wird die Bestandserfassung in der Übersicht mit dem Status gebucht, dem Buchungsdatum und dem Buchungsbenutzer, der die Buchung durchgeführt hat, aufgeführt.

Notwendige Bestandskorrekturen werden automatisch durchgeführt und sind im Artikelmangement unter den Artikelbewegungen (Typ:Bestandserfassung) sichtbar.

Das Ergebnis einer gebuchter Bestandserfassungen kann jederzeit wieder heruntergeladen werden.

Schulungsvideo: 

Hier finden Sie Schulungsvideos zum Thema Bestandserfassung: Quimus Bestandserfassung - Videos : (libri.de)