digitaler Vertragsabschluss mit Docusign - schnell und sicher - FAQ

INHALTSVERZEICHNIS

• 1. Warum erhalte ich meinen Vertrag digital? Was ist Docusign?
• 2. Was sind die wichtigsten Hauptmerkmale von Docusign?
• 3. Was muss ich tun, wenn ich einen Vertrag zur digitalen Unterschrift bekomme?
• 4. Ist eine digitale Signatur mit Docusign gebührenpflichtig?
• 5. Brauche ich ein Docusign Konto, um zu unterschreiben? Muss ich mich  registrieren, um meinen Vertrag zu erhalten?
• 6. Muss ich meine eigene Unterschrift scannen und hochladen?
• 7. Woran erkenne ich, dass ich eine E-Mail zum digitalen Unterschreiben eines Vertrags bekommen habe? 
• 8. Kann ich auf einem Mobilgerät (Handy, Tablet) unterschreiben?
• 9. Brauche ich ein touchfähiges Endgerät um zu unterschreiben?
• 10. Wie lange habe ich Zeit, um ein Dokument zu unterschreiben?
• 11. Mein Link zum Dokument ist abgelaufen, woher bekomme ich einen neuen?
• 12. Ich soll meinen Vertrag in mehrfacher Ausführung nach Hamburg schicken. Gilt das auch für in Docusign unterschriebene Dokumente?
• 13. Was bedeutet rot hinterlegte Felder in einem Vertrag?
• 14. Was passiert, nachdem ich das Dokument unterschrieben habe?

1. Warum erhalte ich meinen Vertrag digital? Was ist Docusign?

Docusign ist eine weit verbreitete elektronische Signaturplattform, die es ermöglicht, Dokumente digital zu unterschreiben. Es handelt sich um eine sichere und effiziente Methode, um Verträge und andere wichtige Dokumente online zu signieren, ohne dass physische Kopien ausgedruckt, verschickt und archiviert werden müssen. 

2. Was sind die wichtigsten Hauptmerkmale von Docusign?

• Sicherheit: Docusign verwendet fortschrittliche Verschlüsselungstechnologien, um die Integrität und Vertraulichkeit der Dokumente zu gewährleisten. 
• Rechtsgültigkeit: Die elektronischen Signaturen, die über Docusign erstellt werden, sind in Deutschland und den meisten Ländern rechtlich bindend und entsprechen den geltenden Gesetzen für elektronische Signaturen. 
• Benutzerfreundlichkeit: Der Signaturprozess ist in der Regel einfach und intuitiv. Sie werden durch die notwendigen Schritte geführt, um Ihre Unterschrift an den erforderlichen Stellen zu platzieren. 
• Nachverfolgbarkeit: Docusign erstellt eine detaillierte Zusammenfassung, die dokumentiert, wer wann und wo das Dokument unterzeichnet hat. 
• Zeitersparnis: Im Vergleich zum herkömmlichen Postversand von Dokumenten beschleunigt Docusign den Signaturprozess erheblich. 

3. Was muss ich tun, wenn ich einen Vertrag zur digitalen Unterschrift bekomme?

Um den Vertrag zu unterzeichnen, folgen Sie einfach den Anweisungen in der E-Mail, die Sie von Docusign erhalten haben. Sie werden normalerweise aufgefordert, auf einen Link zu klicken, der Sie zu dem zu unterzeichnenden Dokument führt. Dort können Sie Ihre Signatur elektronisch hinzufügen und den Prozess abschließen. 

Falls Sie Fragen zum Signaturprozess haben oder technische Unterstützung benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen unter den gewohnten Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. 

4. Ist eine digitale Signatur mit Docusign gebührenpflichtig?

Nein, Ihnen entstehen keine Kosten für die Nutzung der digitalen Unterschrift mit Docusign. 

5. Brauche ich ein Docusign Konto, um zu unterschreiben? Muss ich mich  registrieren, um meinen Vertrag zu erhalten?

Nein, Sie benötigen kein Docusign Konto für die Unterschrift und müssen sich auch nicht registrieren, um Ihren Vertrag zu erhalten. Dieser wird Ihnen als PDF-Anhang in Ihrem E-Mail-Postfach zur anschließenden Ablage bereitgestellt. 

6. Muss ich meine eigene Unterschrift scannen und hochladen?

Nein, das ist nicht nötig. Wenn Sie mögen, können Sie auf dem Touchpad mit dem Finger signieren. Sie können aber auch eine der angebotenen Schrifttypen auswählen. Die Gültigkeit des Vertrags hängt nicht von der Optik der Unterschrift ab. 

7. Woran erkenne ich, dass ich eine E-Mail zum digitalen Unterschreiben eines Vertrags bekommen habe? 

In diesem Fall ist der Absender der E-Mail in der Regel Ihre Kundenberaterin, Ihr Kundenberater mit der Ergänzung „über Docusign“. Die Absender-E-Mail Adresse ist DocuSign EU System <des@eumail.docusign.net>.

So sieht eine E-Mail aus, die Sie von Libri über Docusign erhalten: 

8. Kann ich auf einem Mobilgerät (Handy, Tablet) unterschreiben?

Ja, das ist möglich. Bedenken Sie bei der Wahl des Geräts jedoch, dass der Komfort und die Übersichtlichkeit sinken, je kleiner das Display ist. 

9. Brauche ich ein touchfähiges Endgerät um zu unterschreiben?

Nein, sie können mit jedem Gerät signieren, das E-Mails empfangen kann und mit einem Browser ausgestattet ist. 

10. Wie lange habe ich Zeit, um ein Dokument zu unterschreiben?

Sie haben maximal 30 Tage Zeit, um das Dokument zu unterschreiben und werden in dieser Zeit regelmäßig an die Unterschrift per E-Mail erinnert. 

11. Mein Link zum Dokument ist abgelaufen, woher bekomme ich einen neuen?

Klicken Sie direkt auf die Option links im Bild „neuen Link senden“ und Ihnen wird sofort ein neuer Link an ihre E-Mailadresse geschickt. 

12. Ich soll meinen Vertrag in mehrfacher Ausführung nach Hamburg schicken. Gilt das auch für in Docusign unterschriebene Dokumente?

Nein, in Docusign signieren alle Geschäftspartner*innen gemeinsam ein sicheres und zertifiziertes Dokument und erhalten per E-Mail jeweils das eigene Dokument als pdf.

13. Was bedeutet rot hinterlegte Felder in einem Vertrag?

Rot umrandete Felder in Ihrem Vertrag sind Pflichtfelder, die Sie im Rahmen des Vertragsabschlusses ausfüllen müssen. Dem Kontextmenü können Sie entnehmen, was eingetragen werden soll. Wenn Sie unsicher sind, was Sie in einem Feld eintragen sollen, wenden Sie sich bitte an Ihre*n Kundenberater*in.  

Rot hinterlegt sind Felder immer dann, wenn diese Felder bereits vorausgefüllt wurden und Sie nur noch überprüfen müssen, ob die Angaben korrekt sind. Sie erhalten beim Öffnen des Vertrages dann zusätzlich diese Meldung angezeigt:

14. Was passiert, nachdem ich das Dokument unterschrieben habe?

Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail von Docusign, die den erfolgreichen Abschluss des Signaturprozesses bestätigt. Ihnen wird eine vollständige Kopie des unterzeichneten Dokuments und das Summary per E-Mail zugesandt und Sie haben die Möglichkeit, es direkt nach der Unterzeichnung herunterzuladen.