Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

Eine elektronische Rechnung ("E-Rechnung") ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format erstellt, übertragen und empfangen wird. Als Rechnungssteller sind Sie verpflichtet, Lieferungen und Leistungen an öffentliche Einrichtungen in Form von elektronischen Rechnungen abzurechnen. Seit dem 1. Januar 2025 wurde diese Verpflichtung auch auf die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) ausgeweitet.

Ab sofort können Sie entsprechend konforme elektronische Rechnungen und Gutschriften direkt in Quimus erzeugen. Diese werden in dem Format "X-Rechnung" erstellt und erfüllen die Anforderungen der europäischen Norm für elektronische Rechnungen (EN 16931).

Einmalige Aktivierung der E-Rechnung in den Händlereinstellungen

Bevor Sie Ihre erste E-Rechnung in Quimus erstellen können, müssen Sie die Funktionalität zunächst in den Händlereinstellungen aktivieren und in diesem Zuge einige zusätzliche Angaben in Ihren Stammdaten hinterlegen. Diese werden für die Erstellung einer gültigen E-Rechnung zwingend benötigt.

Führen Sie folgende Schritte durch:

1. Öffnen Sie das Einstellungsmenü durch einen Klick auf das runde Profil-Icon oben rechts in der Ecke und wählen Sie "Einstellungen":

2. Rufen Sie nun das Menü "Händlereinstellungen" -> "Stammdaten" auf und blättern Sie auf der Seite nach unten zur Kategroie "Rechnungsdaten":

3. Aktivieren Sie die Checkbox „X-Rechnung anbieten“.

4. Damit Sie die Seite speichern können, müssen Sie nun alle Ihre Stammdaten pflegen, die zur Erstellung einer E-Rechnung benötigt werden. Diese sind mit dem Symbol * gekennzeichnet. Konkret müssen Sie mindestens folgende Informationen hinterlegen, welche bislang optional waren:

• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Standardzahlungsfrist
• Rechnungsteller Ansprechpartner
• Steuernummer
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust-IdNr.)

5. Bewegen Sie sich zum Ende der Seite und speichern Sie Ihre Änderungen durch Klick auf die Schaltfläche "Speichern".

E-Rechnung für einzelne Kunden aktivieren 

Sie können individuell für jeden Kunden hinterlegen, ob dieser E-Rechnungen von Ihnen erhalten soll. Wählen Sie einfach im Kundenstammblatt in der Kategorie "Rechnungsdaten" die Checkbox "E-Rechnung aktiv" an und ergänzen Sie alle Kundendaten, die zur Ausstellung einer E-Rechnung erforderlich sind.

E-Rechnung bei Kunden aktivieren

Sie müssen mindestens folgende Informationen an einem Kunden hinterlegen, damit Sie diesem eine gültige E-Rechnung ausstellen können:

• Firmenname und Name des Ansprechpartners bei Firmen
• E-Mail-Adresse
• Bei Behörden: Feld Leitweg-ID ausfüllen
• Bei Unternehmen: Felder Steuernummer und  Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausfüllen
• Vollständige Adresse des Kunden inkl. Angabe des Landes

Sie können die Aktivierung der E-Rechnung sowohl an bestehenden Kunden über das Kundenmanagement im WWS-Bereich vornehmen als auch während der Anlage von Neukunden, z.B. während der Erfassung einer Kundenbestellung oder einer Rechnung. 

Erfassung einer Faktur als E-Rechnung

Um eine Faktur als E-Rechnung zu erstellen, navigieren Sie wie gewohnt im Bereich "WWS" -> "Verkauf" auf "Rechnung/Gutschrift“ und wählen dann das Pluszeichen oben rechts. Sie können die Faktur nun wie gewohnt erfassen. Sobald Sie einen Kunden ausgewählt haben, können Sie im Feld Fakturmodus (rechts neben den Kundendaten) erkennen, ob beim Verbuchen der Faktur eine E-Rechnung erstellt wird. Das Feld hat folgende Ausprägungen:

• Standard: Es wird ausschließlich eine normale schriftliche Rechnung / Gutschrift im PDF-Format erzeugt.
• E-Rechnung: Es wird eine elektronische Rechnung / Gutschrift im Format X-Rechnung und zusätzlich ein dazugehöriges PDF-Dokument erzeugt.

Fakturmodus: E-Rechnung 

Um den Fakturmodus zu ändern, passen Sie die entsprechende Checkbox "E-Rechnung aktiv" in den Kundendaten des ausgewählten Rechnungsempfängers an. Diese können Sie direkt aus der Rechnungserstellung heraus durch Klick auf das "Stift"-Icon neben den Kundendaten aufrufen.

Bei der Verbuchung einer Faktur wird die Vollständigkeit aller erforderlichen Kunden- und Händlerinformationen überprüft. Sollten Informationen zur Erstellung einer gültigen E-Rechnung fehlen, wird bei der Buchung der Faktur eine entsprechende Fehlermeldung im Fußbereich angezeigt. Sie können die Daten in diesem Fall ergänzen und die Verbuchung anschließend wiederholen.

Fehlermeldung bei unvollständige Händlerdaten

Buchung und Download der E-Rechnung 

Nach der Buchung einer Faktur vom Typ E-Rechnung können Sie diese durch Klick auf die Schaltfläche "E-Rechnung Download" herunterladen. Zusätzlich steht Ihnen weiterhin eine schriftliche Variante der Rechnung im PDF-Format zur Verfügung.

Erfolgsmeldung nach Buchung einer E-Rechnung

E-Rechnungen in Quimus werden im Format "X-Rechnung" erzeugt. Hierbei handelt es sich um ein XML-Dokument, in dem alle Informationen der Rechnung strukturiert abgelegt sind. Eine solche Datei im Format X-Rechnung kann z.B. folgendermaßen aussehen:

Beispiel einer E-Rechnung (XML)

Es gibt diverse Hilfsmittel im Internet, um den Inhalt einer solchen Datei auf formale Richtigkeit zu prüfen und in lesbarer Form anzuzeigen. Hierzu können wir Ihnen folgende Seiten empfehlen:

• https://erechnungsvalidator.service-bw.de/ - Kostenloser Dienst des Landes Baden-Würtemberg, um eine E-Rechnung auf formale Richtigkeit zu prüfen und lesbar darzustellen
• https://www.e-rechnung-bund.de/ - Weitergehende Informationen zum Thema E-Rechnung

Rechnungsversand

Nachdem Sie die Datei mit der E-Rechnung auf Ihr Gerät heruntergeladen haben, können Sie diese an den Empfänger senden. Hierzu gibt es unterschiedliche technische Möglichkeiten. Dies ist eine Auswahl der derzeit etablierten Verfahren:

• Versand der E-Rechnung als Dateianhang per E-Mail
• Nutzung einer Webseite des Rechnungsemfpängers, über die eine Datei hochgeladen werden kann
• Nutzung eines Netzwerkes, über das E-Rechnungen vom Rechnungsteller an den Rechnungsempfänger übertragen werden können

Stimmen Sie sich vor der Übertragung der ersten E-Rechnung möglichst direkt mit Ihren Kunden ab, über welchen Kommunikationskanal die Übertragung erfolgen soll. Sofern Ihr Kunde eine Behörde ist, finden Sie hier weitere Hilfreiche informationen: https://www.e-rechnung-bund.de/ 

Berechnungsmethoden

In Quimus kommt bei regulären schriftlichen Fakturen mit den Fakturmodus "Standard" die Bruttoberechnung zum Einsatz. Diese wurde insbesondere durch die Regelungen zur Buchpreisbindung als Standard definiert. Bei dieser Methode geht die Berechnung stets von den Bruttopreisen der einzelnen Positionen aus. Auf Basis des Bruttogesamtbetrags aller Positionen wird schließlich die Steuer berechnet.

Die E-Rechnung basiert jedoch aufgrund technischer Restriktionen immer auf dem Netto-Berechnungsweg. In einer E-Rechnung müssen für alle Positionen Nettopreise berechnet und angegeben werden und diese sind folglich auch die Basis für die Berechnung der Gesamtbeträge des Belegs. Auf den Nettogesamtbetrag aller Position wird schließlich die Steuer und in der Folge der Bruttogesamtbetrag berechnet. 

Da der Bruttogesamtbetrag entsprechend der Berechnungsvorschrift von E-Rechnungen aufgrund von Rundungsdifferenzen von den geltenden Vorgaben aus der Buchpreisbindung abweichen kann, werden solche Differezen explizit als Rundungsdifferenz ausgeweisen und der zu zahlende Rechnungsbetrag entsprechend korrigiert. Dies ist ein im Buchhandel etabliertes Verfahren und wird von anderen Marktteilnehmern in gleicher Form umgesetzt. Durch Angabe der möglichen Rundungsdifferenz sind die mit Quimus erzeugten E-Rechnungen in jedem Fall valide.

Folgende Grafik visualisiert die mögliche Rundungsdifferenz:

Der Rundungsbetrag wird in der XML-Datei als „RoundingAmount“ ausgewiesen und im PDF-Dokument im Fußbereich angezeigt. Wenn keine Rundungsdifferenz vorhanden ist, wird diese nicht angezeigt.

Ausgewiesene Rundungskorrektur in dem PDF 

Ausgewiesene Rundungskorrektur in dem XML Datei (E-Rechnung)

Wechsel zwischen E-Rechnung und Standardrechnung 

Beim Wechsel zwischen E-Rechnung und Standardrechnung kann es aufgrund unterschiedlicher Berechnungsweisen zu leichten Abweichungen in den Gesamtbeträgen kommen, z.B. Brutto- und Nettobeträge.  Der Zahlungsbetrag bleibt dennoch immer gleich.

Aufbewahrung und Belegexport

Alle Fakturen im Format E-Rechnungen sind wie gewohnt sowohl im GoBD-Export als auch im Belegexport enthalten.