Rechnungen schreiben über den Fakturvorrat

Geändert am Di, 30 Sep um 5:06 NACHMITTAGS

Möglichkeiten der Faktur-Erfassung

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, mit der Erfassung einer Faktur zu beginnen:

Manuelle Erfassung ohne Vorbezug.

Dieser Vorgang wird im Artikel Rechnungen schreiben ohne vorherige Kundenbestellung beschrieben.

Erstellung über den Fakturvorrat.

Es gibt drei Möglichkeiten, warum eine Rechnung über den Fakturvorrat gebucht werden kann.

1. Es wurde ein Lieferschein für ein*e Kund*in geschrieben und gebucht, die Ware kam aus dem Lager

(Lieferschein).

2. Es wurde bei der Kundenbestellung angegeben, dass ein Lieferschein und eine Rechnung gewünscht sind. Der

Lieferschein wurde bereits gebucht (Lieferscheinvorrat).

3. Es wurde bei der Kundenbestellung angegeben, dass eine Rechnung gewünscht ist. Der Wareneingang ist erfolgt

(Wareneingang).

Dieser Vorgang wird im Folgenden beschrieben.

Erstellung einer Rechnung über den Fakturvorrat

Öffnen Sie den Fakturvorrat, indem Sie in der Menüleiste WWS anwählen. Unter dem Menüpunkt "Verkauf" wählen Sie "Fakturvorrat".

Auf dieser Seite sehen Sie eine Liste aller Artikel, für die Sie bereits Lieferscheine erstellt oder bei Aufnahme der Kundenbestellung die Checkbox „Kund wünscht Rechnung“ gewählt haben und für die bereits ein Wareneingang gebucht wurde.

Der Status "ungebucht" unter dem Suchfeld ist vorgegeben. Entfernen Sie diesen, werden auch Positionen angezeigt, die zurückgestellt wurden (siehe "Rechnungsposition zurückstellen").

Alle Positionen werden im Bereich "Reservierungen" mit dem Vorgang "Fakturvorrat" angezeigt.

Wenn sich viele Treffer in der Liste befinden, können Sie wie gewohnt das Suchfeld (1) oder die erweiterte Suche (2) verwenden, um die Ergebnisse zu filtern. Beispielsweise können sie nach einer bestimmten Kund*in oder einem bestimmten Artikel suchen. Außerdem lässt sich in der erweiterten Suche der Zeitbereich einschränken.

Wählen Sie in der Liste alle Positionen aus, die Sie auf eine Rechnung übernehmen möchten, indem Sie die Checkboxen anwählen. Klicken Sie anschließend auf den Button „Rechnung“ im Fußbereich der Seite. Anschließend werden die ausgewählten Positionen auf eine neue Rechnung übernommen und verschwinden aus dem Fakturvorrat.

Typischerweise übernehmen Sie in einem Arbeitsschritt nur Positionen aus dem Fakturvorrat, die für die gleiche Kund*in bestimmt sind, da diese auf eine einzelne Rechnung übernommen werden. Sofern Sie für unterschiedliche Kund*innen bestimmte Bestellungen auswählen, werden Sie bei der Anlage der Rechnung aufgefordert, die Kund*in auszuwählen, für welche die Rechnung bestimmt ist.

Nach der Übernahme von einer oder mehreren Positionen aus dem Fakturvorrat in eine Rechnung werden Sie in die gewohnte Ansicht zur Bearbeitung von Rechnungen geleitet.

Sie können an dieser Stelle noch weitere Positionen manuell auf der Rechnung ergänzen oder weitere Änderungen vornehmen. Um die Rechnung zu verbuchen, wählen Sie die Schaltfläche „Rechnung buchen“ im Fußbereich der Seite. Weitere Details zur Bearbeitung einer Rechnung finden Sie im Artikel Rechnungen schreiben ohne vorherige Kundenbestellungen

Rechnungsposition zurückstellen

Soll für eine bestimmte Position doch keine Rechnung geschrieben werden, können Sie diese Position zurückstellen. Klicken Sie dazu einfach auf das Symbol mit dem kleinen Minuszeichen am Ende der Zeile.

Sie wird dann im Fakturvorrat nur noch angezeigt, wenn der Filter "ungebucht" entfernt wird. Das Symbol verändert sich, indem nun ein Pluszeichen zu sehen ist.

Durch das Zurückstellen wird die Reservierung aufgehoben und, falls die Position direkt aus einer Kundenbestellung (Option "Kunde wünscht Rechnung") kommt, der reservierte Bestand in den freien Bestand übergeben.

Sollten Sie die Position doch wieder auf eine Rechnung übernehmen wollen, können Sie die Position wiederherstellen, indem Sie auf "Position wiederherstellen" klicken.

Es wird keine neue Reservierung angelegt, der Bestand wird beim Buchen der Rechnung aus dem freien Bestand gezogen.