Damit Ihre Schulbuch-Saison mit Quimus optimal läuft, finden Sie hier die wichtigsten Informationen und Abläufe aufgelistet.
Die Abläufe im Detail finden Sie unter den angegebenen Verlinkungen.
INHALTSVERZEICHNIS
- Merklisten erstellen für Schulbücher
- Schulbücher bestellen mit Quimus
- Wareneingang von Schulbüchern buchen
- Lieferscheine bzw. Rechnungen für Schulbücher erstellen
Merklisten erstellen für Schulbücher
Da oft die gleichen Schulbücher von verschiedene Schulen bzw. Klassen bestellt werden, empfiehlt es sich, Merklisten mit den wichtigsten Listen-Titeln anzulegen und diese passend zu benennen. So können Sie für einzelne Schüler*innen oder ganze Klassen einfach per Mouseklick Titel in eine (Kunden)bestellung übernehmen, ohne die gleichen Titel immer wieder neu zu bibliografieren.
Öffnen Sie eine neue Merkliste einfach über die Bibliografie, indem Sie unten links auf das rote Kreuz gehen. Fügen Sie alle Titel z.B. einer Titelliste ein und speichern die Merkliste. Um aus der Merkliste heraus zu bestellen, rufen Sie die Merkliste auf und wählen durch das Aktivieren der Checkbox vor den einzelnen Titeln die gewünschten Titel aus und "legen" Sie in eine neue Bestellung.
Eine genaue Anleitung zum Anlegen, Umbenennen und Bestellen aus der Merkliste finden Sie hier: Merkliste
Schulbücher bestellen mit Quimus
Mit Quimus haben Sie die Möglichkeit, Ihre Schulbücher per Weiterleitung direkt an den Verlag zu bestellen.
Natürlich können Sie auch über das Libri Barsortiment, das Anabel Zentrallager oder Nordbuch Express bzw. Optimiert bestellen.
Möchten Sie Ihre Schulbücher nicht auf elektronischem Wege bestellen, können Sie z.B. eine schriftliche Bestellung erzeugen und diese per Mail an den Lieferanten senden.
Soll für die bestellte Ware nach dem Wareneingang ein Lieferschein bzw. eine Rechnung geschrieben werden, geben Sie das unbedingt bei der Bestellung über den Punkt "Versand/Abholung" an. So ersparen Sie sich später Arbeit.
Kunden- und Lagerbestellungen erstellen
Wareneingang von Schulbüchern buchen
Je nachdem, auf welchem Wege Sie Ihre Schulbücher bestellt haben, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, diese bei Lieferung in Quimus in den Bestand zu buchen.
Haben Sie über das Libri Barsortiment, eBuch Zentrallager oder Nordbuch Express bestellt, bekommen Sie einen elektronischen Lieferschein, den Sie wie gewohnt verbuchen.
Haben Sie die Ware per Weiterleitung (H3) aus Quimus direkt an die Verlage bzw. Lieferanten oder über Nordbuch Optimiert gesendet, können Sie die gelieferte Ware über einen elektronischen Lieferschein verbuchen (diese Funktion muss durch den technischen Kundensupport eingerichtet werden) oder als manuellen Wareneingang.
Wenn Sie den Bestellweg "schriftlich" genutzt haben, können Sie den Wareneingang ebenfalls über einen elektronischen Lieferschein oder manuell verbuchen.
WLS/ Elektronische Lieferscheine von Verlagen
Automatische Zuordnung der eingebuchten Artikel zu Bestellungen
Beim Wareneingang mit elektronischen Lieferscheinen vom Libri Barsortiment bzw. dem eBuch- und Nordbuch Zentrallager werden die Wareneingänge automatisch über die Referenznummer der Bestellungen den richtigen Bestellungen zu geordnet.
Beim Wareneingang mit elektronischen Lieferscheinen von Verlagen, kann es zu einer fehlerhaften Zuordnung kommen.
Auch beim manuellen Wareneingang kann es zu einer fehlerhaften Zuordnung kommen.
Wenn beim Wareneingang keine eindeutige Zuordnung zu einer Bestellung möglich ist, bucht Quimus IMMER den Wareneingang an die älteste, offene Bestellung eines Artikels. Bei Kundenbestellungen kann dies dazu führen, dass die falsche Kundenbestellung bedient wird.
Um dies zu vermeiden, prüfen Sie idealerweise vor dem Buchen der Wareneingänge, ob in Ihrem System noch veraltete, offene Bestellungen vorhanden sind und schließen diese.
Sollte es dennoch mal passiert sein, dass sich der Wareneingang an die falsche Bestellung gehängt hat, schließen Sie die offene, aktuelle Bestellung.
Bei Kundenbestellungen heben Sie die Reservierung für die falsche Bestellung auf und reservieren die Ware für die oder den Bestellenden manuell.
Lieferscheine bzw. Rechnungen für Schulbücher erstellen
Lieferscheine erstellen aus dem Lieferscheinvorrat
Soll für Schulbücher ein Lieferschein geschrieben werden, und Sie haben dies bereits bei der Bestellung angegeben, finden Sie nach dem Wareneingang im Bereich WWS-Verkauf den Lieferscheinvorrat eine Vorlage mit allen Titeln, die zu der Bestellung einen Wareneingang hatten.
Nutzen Sie diese Vorlage, um daraus einen Lieferschein zu erstellen und zu buchen. Bitte beachten Sie, dass Quimus für jeden gebuchten Lieferschein automatisch eine Rechnungsvorlage erstellt, die Sie im Fakturvorrat finden.
Lieferscheine erstellen ohne Vorlage
Soll für Schulbücher ein Lieferschein geschrieben werden, ohne das dies bereits bei der Bestellung angegeben wurde, erstellen Sie einen Lieferschein im Bereich WWS-Verkauf unter "Lieferschein". Über das kleine Plus rechts oben in der Übersichtsmaske kommen Sie in die Eingabemaske.
Bitte beachten Sie, dass Quimus für jeden gebuchten Lieferschein automatisch eine Rechnungsvorlage erstellt, die Sie im Fakturvorrat finden.
Haben Sie die Ware als Kundenbestellung bestellt, müssen Sie die Reservierungen manuell aufheben, die beim Wareneingang automatisch angelegt wurden.
Rechnungen erstellen aus dem Fakturvorrat
Haben Sie einen Lieferschein gebucht oder bei der Bestellung angegeben, dass eine Rechnung gewünscht ist, finden Sie im Bereich WWS-Verkauf unter "Fakturvorrat" eine Vorlage mit allen Titeln, die auf dem Lieferschein standen bzw. die zu der Bestellung einen Wareneingang hatten.
Nutzen Sie die Vorlage, um daraus eine Rechnung zu erstellen und zu buchen.
Rechnungen erstellen ohne Vorlage
Soll für Schulbücher eine Rechnung geschrieben werden, ohne das dies bereits bei der Bestellung angegeben wurde, und Sie auch keinen Lieferschein für die Ware geschrieben haben, erstellen Sie die Rechnung im Bereich WWS-Verkauf unter "Rechnung/Gutschrift". Über das kleine Plus rechts oben in der Übersichtsmaske kommen Sie in die Eingabemaske.
Haben Sie die Ware als Kundenbestellung bestellt, müssen Sie die Reservierungen manuell aufheben, die beim Wareneingang automatisch angelegt wurden.
Haben Sie für die Ware keinen Wareneingang gebucht, weil diese z.B. direkt an die oder den Kund*in ging, können Sie in der Rechnungsmaske angeben, dass beim Buchen der Rechnung keine Bestandsbewegung erfolgen soll.
Dies können Sie über die Spalte "Artikelbewegung" an jeder Position einzeln angeben. Falls diese Spalte nicht angezeigt wird, können Sie sie ganz einfach über das linke Zahnrad rechts über der Liste der Rechnungspositionen einblenden.
Der Umsatz wird auch dann berechnet, wenn keine Bestandsbewegung stattfindet.
e-Rechnung für Schulbücher
Sie können in Quimus für Schulbücher ganz einfach eine e-Rechnung erstellen. Gehen Sie vor wie unter den Punkten "Rechnungen erstellen aus dem Fakturvorrat" bzw. "Rechnungen erstellen ohne Vorlage".
Sollte für den Kunden bzw. die Kundin bisher noch nicht am Kundenstammblatt hinterlegt sein, dass eine e-Rechnung gewünscht ist, müssen Sie alle relevanten Angaben nachtragen. Ebenfalls ist es notwendig, ggf. Ihre Händler-Einstellungen anzupassen.
Wie genau Sie vorgehen müssen, können Sie hier nachlesen: e-Rechnung
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